Importancia de la comunicación interna

Es asombroso pensar que hay empresas que todavía infravaloran o descuidan las comunicaciones internasPero existen . Y sus negocios probablemente estén sufriendo como resultado.

Las comunicaciones internas tienen que ver con la promoción de comunicaciones efectivas entre las personas dentro de una organización. Implica producir y entregar mensajes y campañas en nombre de la dirección, así como facilitar el diálogo con las personas que integran la organización. Esto puede significar cualquier cosa, desde anunciar una nueva política o informar a las personas sobre un próximo evento, hasta realizar una auditoría de participación o cultura en toda la organización. La CI suele ser responsabilidad de los departamentos de RR.HH., marketing o relaciones públicas, pero puede ser realizada por todos los departamentos de una organización.

Nota al margen: Yo diría que las comunicaciones internas son más efectivas cuando se trata de un esfuerzo interdisciplinario, supervisado por líderes de varios departamentos. Más sobre esto más adelante.

Algunas empresas pueden no tener los recursos para invertir en la planificación de una estrategia de comunicaciones internas , mientras que otras han planificado una estrategia pero es posible que no tengan la capacidad o las herramientas necesarias para mantenerla. Y eso es comprensible. Pero si echa un vistazo a las razones por las que las comunicaciones internas son importantes (si continúa leyendo este artículo), pronto descubrirá que es imperativo para la salud de su organización. ¿Por qué? Porque si su organización tiene personas, deberá comunicarse con ellas de manera clara y regular.

  1. Las comunicaciones internas mantienen a su gente informada

Comenzaremos con la razón más obvia por la que la CI es importante. Mantener a su gente informada sobre los próximos eventos, cambios de políticas, iniciativas de participación, cambios de personal y actualizaciones sobre la salud general de la empresa ayuda a crear un sentido de transparencia y apertura que la gente respeta.

Aquí hay una verdadera sorpresa: a la gente no le gusta que la mantengan en la oscuridad, como los hongos . Anhelan información sobre la empresa para la que trabajan, los proyectos en los que están trabajando y los objetivos generales de ambos. Las buenas comunicaciones internas consisten en hacer correr la voz a todos, preferiblemente de una manera que los involucre e invierta en el panorama general.

  1. Las comunicaciones internas brindan a las personas una visión más integral de su organización

En la misma línea, las comunicaciones internas a menudo se consideran mensajes de arriba hacia abajo, escritos por líderes para el consumo de los empleados. Pero realmente es una calle de doble sentido. Claro, puedes perfeccionar sus mensajes para dirigir la atención de las personas, pero eventualmente su atención disminuirá. Especialmente si se sienten sin voz.

En otras palabras, no se trata de cautivar a una audiencia pasiva con la mensajería adecuada; más bien, se trata de promover la comunicación bidireccional sobre lo que está sucediendo en su organización. La gente quiere sentir que sus aportes son importantes, y crear un lugar para que lo hagan hará maravillas para generar compromiso.

Esto funciona especialmente bien si los mensajes, las noticias y los anuncios se delegan no solo en su departamento de marketing o recursos humanos, sino también en representantes de muchos departamentos diferentes dentro de su organización. El equipo técnico debería tener la oportunidad de explicar en qué están trabajando, al igual que los equipos de QA y Ventas. Este es el enfoque interdisciplinario del que estaba hablando antes.

La designación de responsables de noticias y coordinadores de eventos de varios departamentos para que publiquen sus propias actualizaciones le brinda a su gente una visión más integral de las cosas que importan en su organización. Entonces, usa las comunicaciones internas para dar voz a diferentes personas.

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  1. Las comunicaciones internas ayudan a desarrollar la cultura de su organización

En muchos sentidos, la función principal de las comunicaciones internas es ayudar a que la cultura de su empresa se manifieste. Si se hace bien, su estrategia de comunicación interna le dará vida a la cultura de su lugar de trabajo. Si se hace mal, dejará a su gente sin ganas de recibir más.

Después de todo, cada publicación, mensaje, actualización de noticias, artículo de blog del CEO, etc. juega un papel en cómo su gente interpreta el panorama cultural de su organización: lo que representa, a quién valora, por qué su misión es importante. La cultura de su empresa es la suma de sus partes y una buena comunicación interna lo tiene en cuenta.

De hecho, la cultura debería estar realmente a la vanguardia de su estrategia de comunicación interna: incorporada en los mensajes, el tono, la discusión de ida y vuelta, las noticias que se comparten y se omiten. Su cultura debe guiar sus comunicaciones internas y viceversa. ¿Por qué? Porque una cultura empresarial sólida y próspera es esencial.

  1. Las comunicaciones internas hacen que su gente se involucre

Es clave enfatizar esto lo suficiente: crear una conversación bidireccional debería ser uno de sus principales objetivos con su estrategia de comunicación interna. Es la diferencia entre los aburridos mensajes de arriba hacia abajo (probablemente en forma de correos electrónicos masivos que casi nadie lee) y las conversaciones reflexivas e interactivas que promueven el compromiso.

Comunicación bidireccional

El compromiso puede significar varias cosas: hacer preguntas bien pensadas en un evento, comentar una actualización importante de noticias, compartir en qué está trabajando un equipo con el resto de la empresa. Las buenas comunicaciones internas crean espacio para estos actos pequeños pero significativos. Una vez más, no se trata solo de comunicar ideas, sino de fomentar la comunicación entre su gente.

Los empleados que sienten que su voz es importante, que vale la pena escuchar sus ideas, tienen más probabilidades de ir más allá cuando su organización los necesita. Y el valor de eso no se puede subestimar.

  1. Las comunicaciones internas ayudan a mantener la calma a las personas en tiempos de crisis.

Las cosas no siempre salen bien. Las empresas a veces sufren, los equipos a veces se ven obligados a reestructurarse y se producen fusiones y adquisiciones. Aquí es cuando la gente más necesita comunicaciones internas. Los anuncios de cambios estructurales inminentes deben tratarse con especial cuidado porque están en juego la moral de la organización y la continuidad de su negocio.

Ser transparente sobre lo que pasó, quiénes se vieron afectados, cómo se les atendió y lo que esto significa para la organización requiere un tono delicado y una transparencia total, especialmente en el caso de los despidos. La gente tendrá preguntas y la forma en que responda a esas preguntas permanecerá en la mente de su gente durante mucho tiempo.

Utilice sus comunicaciones internas para crear un entorno para estas conversaciones difíciles de mantener y, se ganará el respeto de su gente. Ser transparente y delicado al dar malas noticias crea una atmósfera de apertura y afecto que puede ayudar a mantener a su organización en tiempos difíciles.

Y además de eso, los empleados te respetarán por decirles las cosas como son. Este es uno de los aspectos más cruciales y demuestra por qué su infra-utilización puede convertir rápidamente a su gente en contra de su organización.

  1. Las comunicaciones internas crean otra dimensión en su lugar de trabajo

Mucha gente encuentra su trabajo aburrido. Van a trabajar, hablan con un colega o dos, asisten a reuniones, hacen su trabajo y luego reservan la puerta lo más rápido posible. Y eso está perfectamente bien para mucha gente. Pero para aquellos que anhelan una mayor participación en su lugar de trabajo y quieren desempeñar un papel más directo en el desarrollo de su cultura, ese tipo de estilo de trabajo no es satisfactorio.

Aquí es donde intervienen las buenas comunicaciones internas. Promueve eventos de aprendizaje y conferencias, micro-programas de formación de liderazgo, comparte los comentarios de los clientes y la cobertura de los medios, y brinda oportunidades para que las personas se involucren más, si así lo desean. Para algunas personas, esto no es importante, ¡y está bien! Pero algunos de nosotros queremos sacar más provecho de nuestro trabajo, ya sea en forma de educación o capacitación, o de encontrar significado en los valores y objetivos de la empresa.

Si existen esas oportunidades, pero nadie las conoce ni las aprovecha, su estrategia de comunicación interna no está funcionando y, hasta cierto punto, está fallando a las personas más comprometidas. Al capacitar a los miembros de varios equipos para promover sus eventos y programas, o compartir sus noticias, le brinda a su gente la información que necesitan para agregar otra dimensión satisfactoria a su trabajo.

  1. Las comunicaciones internas crean un canal para el feedback, el debate y la discusión.

Para promover la comunicación abierta en su empresa, su estrategia de comunicación debe crear espacio para la retroalimentación, el rechazo y el debate público de problemas e ideas. Así es como ocurre la colaboración y, a menudo, no es agradable.

Las comunicaciones internas se pueden aprovechar para crear un canal para estas discusiones difíciles. Esto puede suceder de varias formas : encuestas de empleados, un enlace a un foro de discusión interno, un anuncio de evento para fomentar comentarios y críticas, o incluso una invitación en toda la organización para debatir un objetivo o proyecto en particular.

Lo mismo ocurre con el feedback. Una vez más: la comunicación interna es (o debería ser) una vía de doble sentido. Escucha a tu gente y pídeles comentarios con regularidad. De esa manera, si una actualización o publicación no sale como lo había planeado, por ejemplo, puede aprender cómo evitar cometer errores en el futuro. La comunicación interna siempre busca la manera de mejorar y servir mejor a la gente de la organización.

  1. Haz sentir importante a los profesionales

Leo Messi y Cristiano Ronaldo saben que son los dos mejores futbolistas del mundo, pero quieren ser reconocidos y premiados en la gala del Balón de Oro. Quieren ser el foco de las cámaras, porque es algo intrínseco en la naturaleza humana. Ya lo dice Maslow en su famosa pirámide, pero Marykay Ash lo aterrizó mejor con su frase todos tenemos un cartel importante que dice, hazme sentir importante.

Desde una felicitación pública de cumpleaños, un reconocimiento por algún esfuerzo laboral, o un mensaje privado del CEO es la gasolina de cualquier profesional para darlo todo.

Todos trabajamos por dinero, pero el esfuerzo final lo hacemos por reconocimiento y sentirnos importantes y apreciados.

  1. Employee Branding. Comunicar desde los empleados

Al disponer de un canal ágil y móvil puedes compartir noticias, estudios o contenidos que quieres que tus profesionales compartan en sus redes. La credibilidad de ese mensaje lanzado por profesionales en lugar de por la empresa, tiene un impacto y cobertura sin precedentes. ¿Cuántos seguidores pueden tener todos tus empleados juntos?

Crea un programa de contenidos para que sean ellos quienes quieran compartir dichos contenidos en sus redes ganando cobertura a coste cero.

  1. Buzón de sugerencias

No puede ser físico, en papel o un email. Debemos activar lugares donde los empleados puedan tener voz y proponer mejoras, denunciar situaciones o simplemente reportar un incidente en el lugar de trabajo. Todo desde el móvil. Nada de ir al desktop y tener que hacer login a un service desk para enviar un email. Uf que pereza, ¿no?

La comunicación esta en el corazón de la transformación digital de cualquier compañía. Sin ella, el objetivo se ve más lejano al no estar involucrados los empleados. Y tú ¿cómo te comunicas con tus empleados?

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