Comunicación Interna en Teletrabajo

Ya sea circunstancial o por elección, cada vez más empleados trabajan desde casa. Si bien se ha demostrado que el teletrabajo mejora la productividad y aumenta la satisfacción de los empleados, cuando se trata de cuidar al personal que no está directamente en su oficina, ¿cómo puede mantenerlos completamente comprometidos con la organización?

Desde 2005, el trabajo desde casa en los EE.UU. ha aumentado en un 173%. Esto ha superado la velocidad de crecimiento de la fuerza laboral en un 11% y es 47 veces más rápido que el número de personas que optan por el trabajo por cuenta propia. Incluso para aquellos empleados que se ven a sí mismos como en la oficina, el 43% trabaja de forma remota con cierta frecuencia.

Todo esto nos indica que el teletrabajo pronto podría convertirse en la principal forma de trabajo en algunos sectores. Esta flexibilidad ha abierto un amplio abanico de oportunidades para los trabajadores, permitiéndoles disfrutar de horarios flexibles, vivir en un lugar de su elección y trabajar en torno a la vida familiar.

Sin embargo, todo esto viene con un requisito de la dirección para ajustar cómo se administra, cómo se comunican y cómo se mantienen altos los niveles de compromiso entre aquellos empleados que no tienen una oficina física a la que asistir todos los días.

La importancia de involucrar a los empleados

Las comunicaciones internas tradicionales pueden haberse ganado, quizás injustamente, la reputación de ser bastante secas: emisión de políticas, actualizaciones sobre cambios organizativos, instrucciones para el protocolo de salud y seguridad. Y cuando se ocupa de personas que trabajan desde casa, sus comunicaciones internas deben involucrar, inspirar y empoderar.

Si bien el mensaje, por supuesto, es esencial, lo que a menudo importa es cómo se comunica.

Agregar color y vitalidad a las comunicaciones internas es fundamental cuando necesita involucrar a su audiencia. Especialmente si esa audiencia trabaja desde casa y está resultando más difícil de alcanzar de lo normal.

Para las muchas empresas que son nuevas en el trabajo remoto, hay muchas más que han probado y probado formas de construir una cultura sólida que une la oficina en casa y el corazón de la organización. Estas mejores prácticas de comunicaciones internas para involucrar a trabajadores remotos se detallarán aquí.

Menciona a tus trabajadores remotos o en el punto de venta en tus comunicaciones

A todos les gusta un grito de vez en cuando, e incluir a sus trabajadores en sus comunicaciones es una forma efectiva de generar compromiso en aquellos que no forman parte del escenario de la oficina cotidiana o están en el punto de venta.

Todos nos gusta sentirnos importantes, por eso el poder lanzar comunicados donde se te menciona es un chute de adrenalina que impacta en la experiencia de empleado. Desde un ranking donde has sido reconocido, un proyecto que has liderado o simplemente una mención sobre algo que has propuesto o hecho.

Estas menciones actúan como un lazo para enganchar a estos empleados en las conversaciones. Da a entender que el trabajador es valorado, relevante e importante para las muchas operaciones dentro de la organización.

Gamifica las interacciones de tu equipo remoto

Una señal clave de compromiso es cuando tu equipo interactúa voluntariamente con publicaciones sociales en la red social corporativa de la empresa. Esta participación aumenta el trabajo en equipo, el conocimiento, el compromiso y construye una cultura de trabajo más sólida.

Cuando tu equipo no está interactuando con publicaciones sociales en la plataforma de comunicación interna de la empresa, necesita motivación.

La gamificación es una forma eficaz de contrarrestar la resistencia inicial. Al crear una forma que le permita al empleado jugar un juego que ofrece estatus y recompensas, puede mejorar sus habilidades y metas, o cumplir con los objetivos que estamos tratando de alcanzar. Un ejemplo de esto podría ser un marcador de ventas en todas sus oficinas regionales. Los equipos se pueden crear dentro de los departamentos para competir en una liga nacional o internacional, cuyos resultados se publican en la plataforma de comunicación de la empresa, de manera segmentada como hacemos en Intercom de Guudjob. Esto anima a las personas a iniciar sesión, ponerse del lado de su equipo, compartir felicitaciones y estimular a su personal de ventas. El aspecto de la gamificación nos inspira a interactuar y a salir adelante.

Usar vídeo

Cuando desee incluir miles de palabras pero solo tenga la atención de su audiencia durante un corto período de tiempo, el vídeo debe ser la opción número uno para transmitir su mensaje.

Usar vídeos en tu intranet mobile, es una excelente manera de impulsar una campaña, promover una idea o compartir un proyecto con otras personas dentro de su organización. De hecho, el vídeo podría ser una de las formas más fáciles y poderosas de transmitir un mensaje a tu público objetivo. Según los datos, las publicaciones de blog que incorporan vídeo atraen tres veces más enlaces entrantes que las publicaciones de blog sin vídeo.

Y no necesita equipos costosos o un equipo de personas para producir sus vídeos. Se pueden hacer en su teléfono o la cámara del ordenador. La edición y los gráficos son adicionales, pero si necesita expresar un mensaje detallado a su gente en un corto espacio de tiempo, o si su propio tiempo es corto y necesita compartir información rápidamente, el vídeo es la forma más rápida y sencilla de comunicarse de manera efectiva.

Emplea fotografías visuales atractivas

Hay una razón por la cual su caja de cereales, el producto que desea comprar o los anuncios en las redes sociales no son mensajes de Times New Roman en blanco y negro. Para llamar su atención y destacarse de la competencia, tienen una marca, están bien diseñados y son llamativos. Del mismo modo, sus comunicaciones deben sobresalir y tener un impacto, y una buena forma de hacerlo es crear imágenes sólidas. Esto podría ser una publicación de blog en su intranet o una infografía compartida con su empresa.

Las imágenes son realmente importantes si necesita que su audiencia pueda comprender, digerir y recordar información fácilmente. Algo simple como un gráfico, por ejemplo, puede causar una mayor impresión que la misma información escrita. Las investigaciones muestran que el cerebro procesa imágenes 60.000 veces más rápido que el texto y es mucho más sencillo de comprender. Es por eso que algo como una infografía es una forma tan eficaz de involucrar a los trabajadores con información, estadísticas y cifras importantes. Ya sea que se trate de un resumen de fin de año, un informe sobre un nuevo acuerdo o una actualización del personal en toda la empresa, la creación de elementos visuales debe ser una parte importante de las comunicaciones de todas las organizaciones.

Obtén apoyo de todas las áreas

Las comunicaciones internas a menudo pueden quedarse estancadas. Cuando su fuerza laboral está acostumbrada a obtener información de la empresa de un solo portavoz, puede volverse un poco obsoleta. Y cuando se trata de una fuerza laboral remota, necesita crear diversidad y variación en sus comunicaciones. Una forma eficaz de hacer esto es alentar a los líderes de equipo de todas las áreas de la empresa a contribuir, dándoles por tanto voz.

Esto tiene varios beneficios: cambia la voz y el tono, obtiene experiencia y conocimiento y abre un área del negocio con la que muchos empleados pueden no estar familiarizados. Esto ayuda a arrojar algo de luz sobre varios departamentos y aumenta el conocimiento de los trabajadores sobre la organización.

Da altavoz a las habilidades personales de los empleados

Su fuerza laboral estará formada por individuos, todos con sus propias habilidades y talentos únicos. Su directorio de personas debería poder llevar este talento a la vanguardia cuando los usuarios completen sus pasatiempos.

Entonces, cuando necesite cambiar el ritmo de sus comunicaciones, o mezclar sus medios, eche un vistazo a estos conjuntos de habilidades y vea cómo su gente puede ayudar. Puede que tengas un fotógrafo apasionado o un dibujante entusiasta. Puede encontrar a alguien que grabe su propio podcast o sea políglota. Cada persona tiene una fortaleza fuera del rol tradicional que desempeña en el lugar de trabajo que podría ser de gran valor para su organización.

Cuando esté buscando nuevas ideas, está garantizado que aprovechar el rico grupo de talento dentro de la compañía, puede inspirar tu próxima campaña de comunicaciones internas.

Escuchar

Un componente importante de la comunicación interna eficaz es la capacidad de escuchar y poder recibir y comprender los deseos y necesidades de su fuerza laboral. Por supuesto, algunos empleados se sienten menos cómodos que otros cuando se trata de expresar sus opiniones. Cuando no reciba comentarios, asegure el anonimato de los usuarios de su plataforma de comunicación creando una encuesta push donde las respuestas son privadas.

Las encuestas push o de pulso, son increíblemente efectivas para mejorar el compromiso de los empleados. Permiten que todos puedan proporcionar comentarios, tanto positivos como negativos, en una variedad de áreas. Las respuestas privadas van a ofrecer información, pensamientos e ideas a las que de otro modo no habría tenido acceso. A su vez, este feedback permite tomar medidas sobre las cosas que están afectando a los empleados. Esto crea una cultura de mejora continua y permite que sus empleados tanto teletrabajando como en el punto de venta, se sientan ‘vistos’, escuchados y valorados.

Reconocimiento | Sentirse apreciado

Cuando se trabaja en casa, es fácil sentirse desconectado. La comunicación puede caer, la interacción cara a cara ahora es virtual y nos quedan nuestras tareas por completar. Gradualmente, esto puede afectar el trabajo, la productividad y las actitudes.

Muchas organizaciones consideran el reconocimiento como una promoción o una recompensa económica. Pero un enfoque democrático cotidiano es igual de eficaz y más fácil de implementar. La recompensa y el reconocimiento de los empleados es un proceso muy sencillo que se puede realizar a través de módulos como Recognition de Guudjob.  Cuando te enfocas en el agradecimiento y la alegría, se propaga cuando estas acciones cotidianas se comparten con el personal; tienen una enorme influencia. Al mostrar gratitud a los demás, puede tener un efecto profundo en el contagio emocional de su lugar de trabajo . De hecho, un estudio encontró que en las organizaciones donde se potencia el reconocimiento, el compromiso de los empleados, la productividad y el servicio al cliente son aproximadamente un 14 por ciento mejores que en aquellas donde no ocurre el reconocimiento.

Que sea móvil como en las redes sociales

Las aplicaciones de comunicación interna o intranet, son una herramienta digital imprescindible para los equipos. Es necesario que el acceso sea fácil, directo y privado desde su propio móvil, personal o corporativo. Esto es esencial para cuando comparte comunicaciones con empleados de difícil acceso o empleados que no interactúan con regularidad. Sin embargo, los datos de Tristate Technology muestran que el 60% de los trabajadores ya usan aplicaciones para actividades relacionadas con el trabajo y el 71% pasa más de dos horas a la semana accediendo a información de la empresa en dispositivos móviles. 

Una ventaja adicional para las comunicaciones internas directas a un móvil, son las notificaciones automáticas, siendo una característica crítica si se necesita enviar un comunicado clave o información urgente a los empleados. Con Intercom de Guudjob, además podrás establecer alertas automáticas periódicas en caso de no leerse. Estas aparecerán en las pantallas móviles de sus usuarios y garantizarán que se vean las comunicaciones. Estas también se pueden combinar con lecturas obligatorias, por lo que sus trabajadores deben indicar que leen y comprenden comunicaciones específicas.

Preguntar semanalmente

Hay muchas formas de celebrar reuniones con todos en una variedad de plataformas, incluidas Zoom, Microsoft Teams y Skype for Business.

Tradicionalmente, la empresa puede haber celebrado estas reuniones varias veces al año o una vez al trimestre. Pero en la situación actual, con el trabajo masivo desde casa, es posible que hayan aumentado en frecuencia. El poder programar unas encuestas periódicas todos los viernes de cada semana, por ejemplo, para medir que tal la tecnología de video, detectar si gusta o no, saber si se encuentran bien de salud los empleados o simplemente medir el clima laboral, puede ser una buena idea para tener el pulso.

Y cuando se trata de la participación de trabajadores teletrabajando o en el punto de venta, tender esta información es esencial.

Proporcionar aprendizaje

Los trabajadores son más conscientes de su valor ahora que nunca. Buscando ampliar sus habilidades, el aprendizaje en línea se ha disparado desde el cierre. Con un trabajo flexible, sin desplazamientos y, en algunos casos, horas reducidas, las personas tienen más tiempo libre. Para formar una estructura en sus días de forma aislada, los empleados muestran un gran apetito por la educación, ya sea creativa o centrada en el trabajo.

Los empleadores pueden aprovechar esta oportunidad para ayudar a sus trabajadores con capacitación adicional, recursos y centros de aprendizaje en línea. Al usar Keep Learning de Guudjob, podrás proporcionar materiales educativos, módulos y áreas de capacitación, equipando a los trabajadores con valiosas ayudas. Parte importante es poder hacer un seguimiento de su progreso y recompensar los logros en consecuencia. La mejora de las capacidades y habilidades dentro del equipo también formará una parte importante de la recuperación de las industrias en los próximos meses.

Mata el email. Activa las pushes

¿Cuántos emails se reciben al día? Probablemente es la herramienta más “robatiempo” que tenemos en nuestro día a día. Las pushes, al igual que hacen las redes sociales, potencian el engagement, siempre y cuando se trabaje bien la frecuencia de impacto.

Gracias a plataformas como Intercom de Guudjob, nos va a permitir seleccionar si el comunicado que vamos a lanzar, será notificada vía push a los empleados. Nuestra recomendación es no más de una notificación al día para no saturar y superar el llamado “wear-out” (la repetición excesiva lleva a un hastío al empleado y reduce significativamente la efectividad del mensaje).

Participación | Comentarios y Likes 

Solo el 20% de las personas son content generator, es decir personas que ante un impulso participan en la comunicación, sin embargo este 20% es clave para alimentar al otro 80% de profesionales pasivos en términos de comunicación.

A la hora de lanzar un comunicado deberás siempre partir de la premisa de que se pueden dejar comentarios y hacer like o dislike, ya que es probable que quieras trasladar un mensaje de te escuchamos en transparencia.

Si tienes miedo de que haya crítica, desde Guudjob hemos comprobado que, al ser comentarios abiertos y públicos dentro de la empresa, el % de exposición para criticar es mínimo. En Twitter los usuarios que se esconden bajo un pseudónimo suelen ser los “haters” pero si su identidad es pública sin infinitamente más comedidos.

Lo mismo pasa en Intercom, la red social corporativa de Guudjob. Al ser likes y comentarios públicos, se impone la transparencia, coherencia y credibilidad en el comentario o like.

Que te diviertas

Mientras los empleados están en casa trabajando a la sombra de la pandemia, a menudo es un placer salir del trabajo y centrar su atención en algo un poco alegre. Introducir un juego para toda la empresa a través de la herramienta es una buena forma de involucrar a los trabajadores. Eso si, siempre y cuando sea mobile y agradable en términos de usabilidad.

Activar concursos de ideas, retos entre empleados para que puedan subir fotos de ellos de pequeños para saber quienes son o simplemente el abrir un debate sobre como mejorar las medidas para el Covid-19 en la oficina, son activaciones saludables, divertidas y amenas. ¡Ah! Y no te olvides de los memes que tanto nos gustan.

Fresco, colaborativo, visual: tus comunicaciones deben poder captar la atención de tus empleados. Si bien algunos trabajadores son propensos a completar sus tareas solo para llegar al final de su día laboral, sus comunicaciones pueden hacer más que solo entregar el mensaje. Pueden inspirar, apoyar y ayudar a los miembros del personal a darse cuenta de que son más que un puesto de trabajo. Las comunicaciones internas efectivas deben tener como objetivo romper la barrera e impulsar a los trabajadores, para que puedan adoptar la cultura, construir relaciones laborales más sólidas y sentirse más motivados para cumplir sus objetivos.

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