Estrategia de comunicación interna

Los programas de comunicación interna pueden ser desalentadores para algunas organizaciones, especialmente cuando buscan renovar sus prácticas. Sin embargo, vamos a intentar mostrarte el camino para cómo crear un programa de comunicación interna exitoso y evitar los obstáculos típicos que surgen al mejorar su estrategia.

Aquí está nuestra guía de pasos para lanzar un programa de comunicaciones internas exitoso:

 

  1. Evalúa tu estrategia de comunicación interna actual

Es probable que ya tengas una estrategia de comunicación interna, por lo que siempre es mejor comenzar con una investigación interna. Si esta es tu primera estrategia, simplemente dirígete al siguiente paso. Para todos los demás, es esencial tomar notas sobre su plan actual respondiendo preguntas importantes.

Algunas de las preguntas que debes abordar de inmediato al renovar tu estrategia de comunicación interna incluyen:

  • Dónde te encuentras actualmente: ¿Cómo ha funcionado tu estrategia actual? ¿Cuáles son tus mayores fortalezas y debilidades? ¿Quién está involucrado actualmente en tu plan y a quién puedes agregar para mejorarlo?
  • Dónde estarás dentro de poco: profundizaremos más en esto, pero tu evaluación inicial debería apuntar en una mejor dirección hacia dónde estará tu estrategia si cambias tu plan. ¿Va a dirigirse a todo su equipo?
  • Cómo planeas llegar allí: ¿Qué se necesitará para lograr tus objetivos? ¿Qué tipo de contenido tendrá más impacto con tu personal?
  • Cuánto tiempo debería consumirse: ¿Cuántos recursos se necesitan para alcanzar los objetivos?
  • Quién está involucrado: ¿Tu equipo de comunicación interna actual es demasiado pequeño? ¿Hay demasiados cocineros en la cocina? La evaluación de tu estrategia actual debe indicar dónde puedes agregar o eliminar grasa en tu equipo de comunicaciones internas.

Responder o al menos tener una resolución para estos puntos de conversación es importante para revaluar tu estrategia. Quieres transmitir el mensaje correcto a tus empleados. Por lo tanto, intenta dedicar tiempo a pensar en estos temas.

  1. Identifica tus métricas clave para realizar un seguimiento del éxito

Al igual que la mayoría de las otras facetas de tu negocio, tu estrategia de comunicación interna puede y debe analizarse para tener éxito. Para hacer esto, necesitas recopilar tus métricas centrales que te mostrarán si tu estrategia realmente está funcionando.

Éstas pueden ir desde el % de participación de los empleados, % de lectura de los contenidos, % de personas que acceden a la plataforma con regularidad, % de empleados que hace like o comenta una publicación o el # de posts públicos subidos a la plataforma de comunicación interna.

Las estadísticas sobre las comunicaciones internas te muestran si los empleados realmente utilizan la plataforma. También muestra cómo usan sus herramientas y si puede llegar a otros en el proceso. Esto significa que puedes analizar tu estrategia y aprender qué áreas necesitan más atención y qué se puede omitir.

Si bien hay ciertas cosas que no se pueden medir, te recomendamos comenzar con estas pocas métricas para tener una mejor idea de tu estrategia.

Acciones sociales | % Engagement

Una métrica de preocupación en la que muchas organizaciones no piensan es la cantidad de acciones sociales que recibe su contenido. ¿Estás publicando una oferta de trabajo o destacando una ganancia importante para tu negocio?

Métricas de compromiso de los empleados

¿Con qué frecuencia tus empleados leen el contenido interno? ¿Comentan, les gusta, comparten o inician una discusión con tu contenido? La medición de las métricas generales de participación de los empleados puede proporcionar una visión profunda de lo que más utiliza su personal. Un gran revés para las herramientas de comunicaciones internas es la falta de una discusión abierta, sin embargo, desde Guudjob recomendamos activar salas públicas para dar voz y potenciar la comunicación bidireccional.

De esta forma evalúa tu estrategia actual de comunicaciones internas para ver si los empleados se sienten abiertos a discutir, compartir o comentar sobre el contenido de la organización.

Referencias de empleados

Solo el 9,4% de las personas utilizan las redes sociales para reclutar puestos vacantes. Si consideras el tamaño de tu equipo y cada uno de sus seguidores en Twitter, Facebook y Linkedin, las posibilidades de incrementar el alcance de tu marca a través de las redes sociales de los empleados son reales. Analice cuántas referencias de empleados ve actualmente y si hay opciones para aumentar ese número a través de las redes sociales.

Penetración de uso de la plataforma

El porcentaje de empleados que tiene acceso a la plataforma donde vivirá la comunicación interna es importante. Pongamos que un 20% no tiene acceso al email corporativo o por ejemplo no tiene móvil de la empresa. Con plataformas como Guudjob, no es un problema ya que cualquier empleado que quiera descargarse la app podrá hacerlo en su móvil personal, dejando de lado la importancia de disponer o no un email corporativo.

Sin embargo, si hay un porcentaje elevado de empleados que no quieren acceder a la plataforma desde su móvil personal, debes dar la opción de una alta voluntaria con el email personal del empleado. De esta forma no incumplirás la GDPR, y tendrás todas las opciones para que los empleados estén informados.

Pero ¿Cómo hacer que tengas un % de empleados activos? Si los contenidos que suceden en la plataforma son relevantes e interesantes para los empleados, en cuestión de tiempo que se incorporen a la dinámica de comunicación interna.

Problemas de gestión de proyectos

Por último, pero no menos importante, es inteligente analizar la cantidad de obstáculos y problemas de gestión de proyectos. Si los equipos tienen problemas constantes, esto podría deberse a una falta de comunicación interna en la organización. Según el último informe de Experiencia de Empleado de Guudjob realizado en Mayo-Junio del 2020, solo el 14,5% de los empleados piensan que la comunicación en su empresa es fluida y ágil.

 

  1. Establecer objetivos y plazos realistas

Establecer metas realistas para el negocio ayudará a estimar la dificultad y la inversión de tiempo de implementar la estrategia para que pueda tomar medidas más eficientes para actualizar sus comunicaciones internas de manera efectiva.

Una forma de establecer mejor los objetivos es observar las métricas anteriores y analizar dónde puede tener un impacto inmediato.

Algunas preguntas iniciales que podrías hacer para iniciar esta conversación pueden ser:

  • ¿Qué quieres que haga tu estrategia de comunicación interna por tu empresa?
  • ¿Qué áreas están funcionando bien, por qué esas áreas están funcionando bien y qué necesita mejorar?
  • ¿Con qué rapidez deseas alcanzar tus objetivos?
  • ¿Qué herramientas o plataformas de comunicación están disponibles dado el tamaño de la empresa, las prioridades y las expectativas de lo que los empleados deberían hacer con la información compartida?

Responder a estas preguntas te dará una idea más clara de lo que deseas que logre realmente tu estrategia de comunicación interna. Estos objetivos te servirán como modelo para establecer tu estrategia y luego crecer y mantenerla a lo largo del tiempo.

Un buen lugar para comenzar al crear tus metas es asegurarte de que sigan la lógica de SMART; en otras palabras:

  • Específico : define lo que deseas lograr en términos claros y simples que todo tu equipo pueda entender
  • Medible : crea hitos y objetivos que puedan ayudarte a ver tu progreso hacia cada aspecto de tu objetivo.
  • Alcanzable : es bueno tener ambiciones elevadas, pero debes saber que tus objetivos son manejables y realistas.
  • Relevante : en este caso, deberás crear metas que estén vinculadas al desarrollo de tu equipo y que estén perfectamente conectadas con tu modelo de negocio.
  • Basado en el tiempo : crea un tiempo específico para alcanzar tu objetivo

 

  1. Segmenta y mapea tu audiencia

Una vez que tengas una idea de lo que podrías reforzar en tu estrategia de comunicaciones internas, es hora de saber a quién dirigirte. Tu contenido siempre debe dirigirse a una audiencia específica, incluso cuando se mantiene interno. Es importante averiguar qué mensajes deben llegar a determinados empleados de tu empresa.

Otro error importante es creer que para tener una estrategia de comunicación interna exitosa, debes incluir a todos en todos los mensajes para una mayor transparencia. Sin embargo, eso simplemente no es cierto. Si bien tus empleados quieren estar al día con las noticias y la información de la empresa, es inteligente segmentar primero a tu audiencia.

En nuestro informe de la 2ª oleada de Experiencia de Empleado de Guudjob de Mayo-Junio 2020, solo el 12,9% de los profesionales cree que en su empresa se le escucha de forma constante.

Trazar un enfoque de las comunicaciones de manera más estratégica puede abordar la sobrecarga de información. En lugar de enviar un mensaje a todos o solo a su alta dirección, intenta asociarse con las partes interesadas clave en la organización para discutir qué tipo de contenido sería necesario para su equipo. En lugar de enviar la misma información a todos (independientemente de la función o el departamento), tu estrategia de comunicación interna debe centrarse en brindar información relevante a las personas adecuadas, en el momento adecuado.

Clasifica los tipos de contenido que son importantes para tus diferentes segmentos de audiencia. Comprende que, si bien tu equipo de ventas puede querer tener acceso a una gran cantidad de actualizaciones por ejemplo sobre el estado de las ventas, el equipo de marketing puede estar mejor atendido por un resumen de eventos importantes del próximo trimestre.

La orientación de tu estrategia de comunicación también garantizará que todo funcione sin problemas dentro de tu organización. De hecho, muchas marcas están aprendiendo del comportamiento de los especialistas en marketing digital y reconocen que necesitan comunicarse con destinatarios individuales a un nivel personal y más atractivo.

 

  1. La estrategia | Identifica tus herramientas de comunicación interna

Es importante tener en cuenta qué canales utilizarás para impulsar tus contenidos internos. Pero es igualmente fundamental decidir las herramientas de comunicación interna, y por qué no externas, que pondrás en marcha.

Ciertos mensajes se adaptan mejor a diferentes canales. Por ejemplo, las noticias importantes pueden ser más adecuadas para Twitter, mientras que las vacantes pueden tener más visibilidad en LinkedIn y Facebook.

Según los encuestados de la McKinsey Global Survey , en las empresas donde las plataformas de mensajería se han vuelto más populares, las herramientas sociales han adquirido una presencia más significativa dentro del entorno profesional. A medida que las empresas ponen esfuerzos en identificar vías de reducir los costes de comunicación y al mismo tiempo optimizar las estrategias de colaboración, las herramientas sociales, desde aplicaciones de mensajería como Slack hasta plataformas como Guudjob, se están convirtiendo en una forma más natural de reunir a los equipos que antes estaban desconectados.

Soluciones Tecnológicas de Experiencia de Empleado

El estudio de McKinsey destaca que, durante los últimos tres años, las herramientas sociales en la fuerza laboral han ayudado a los empleados a comunicarse más libremente en el lugar de trabajo, con el 80% de los empleados comunicándose a menudo con otras personas en sus equipos (en comparación con solo el 65% del personal que no usa plataformas de mensajes).

Al mismo tiempo, estas tecnologías están dando a las personas la libertad de auto-organizarse más libremente, y el 63% afirma que pueden organizarse dentro de sus equipos gracias a plataformas de comunicación más sólidas. El cambio en la tecnología de la comunicación ha significado que la naturaleza del trabajo haya comenzado a transformarse, con grupos que se centran más en proyectos que en el trabajo basado en funciones.

 

  1. La táctica | Cómo comunicar

Cada contenido debe dar respuesta a 7 cuestiones clave. Para ello es necesario crearse una matriz de contenidos donde cada contenido deba establecer:

  • Qué decir: ¿cuál es el mensaje que lanzarás?
  • Por qué decir: ¿cuál es el objetivo del comunicado?
  • Cómo: Tanto el formato que lanzarás (video ,infografía, documento, pdf, texto ,etc….), el tono de la comunicación, se abrirán los comentarios, los likes/dislikes, se notificará vía push/email, es un contenido curado o creado
  • A quién: debes indicar todos tus targets previamente segmentados, a quién va dirigido
  • Cuándo: qué día y hora se lanzará el mensaje
  • Cuánto: ¿cuántas veces repetirás el mensaje? ¿Cada cuánto notificarás de nuevo a los no leídos? En Guudjob puedes indicar en caso de no leerse el contenido, cada cuántos días se volverá a notificar a los empleados
  • Dónde: ¿qué herramienta utilizarás? ¿interna o externa?, si es dentro de tu plataforma de comunicación interna, ¿qué canal usarás?

A cada contenido deberás indicar un responsable que será quién comunique. Puede ser un individuo (CEO, director general, CMO, HR Manager,….) o un comunicado oficial de la compañía.

Con este plan de contenidos, podrás empezar a programar dichos contenidos estáticos a los cuales se unirán aquellos que debido a las circunstancias se incorporan en el plan de contenidos de última hora.

 

  1. Desarrolla un proceso de aprobación

Una parte clave de la planificación de tu estrategia de comunicación interna es planificar un proceso de aprobación para tus contenidos. Esto evitará que se publiquen accidentalmente errores innecesarios, comentarios cerrados o noticias en los segmentos equivocados de tu equipo.

En primer lugar, debes determinar quién o qué equipo controla la estrategia de comunicaciones internas. ¿Quién leerá, redactará o aprobará los mensajes que envíe a su equipo? A continuación, debes saber qué partes interesadas de cada departamento pueden contribuir al proceso de aprobación del contenido. En la mayoría de los casos, las empresas encuentran que esta responsabilidad recae en sus equipos de marketing / comunicaciones, y por una buena razón. Estos son los miembros del equipo que tienen más confianza en su capacidad para transmitir la voz, la marca y la imagen general de la empresa.

El equipo de marketing también puede navegar fácilmente por la biblioteca de contenido, identificar el contenido más actualizado y señalar a sus compañeros de trabajo recursos específicos de la industria que hablan de las tendencias relevantes. Otra habilidad importante, y que a menudo surge de forma natural para los especialistas en marketing, es crear mensajes sociales que sean concisos pero impactantes y relevantes para la plataforma en la que se comparten.

Desarrollar el equipo de esta manera puede ayudar a agilizar la aprobación y publicación de contenido y evitar cuellos de botella. Y el uso de una herramienta todo en uno como es Intercom de Guudjob, te permite organizar los comunicados por administradores o gestores de cada canal o nivel de organización.

 

  1. Evalúa el progreso y optimiza

Los indicadores clave de desempeño no deben usarse solo para rastrear el progreso. Debes aprender de ellos y optimizar continuamente lo que estás haciendo para obtener los mejores resultados posibles. Realiza evaluaciones trimestrales o incluso mensuales de la estrategia de comunicación e incorpóralas a la base central del flujo de trabajo.

Por ejemplo, en cada reunión importante, debes dedicar unos momentos a reflexionar sobre las comunicaciones internas. Esto ayudará a incorporar preguntas relacionadas con las encuestas de satisfacción de los empleados. Algunas preguntas que podrías hacerles a los empleados con el sistema de encuestas push de Guudjob son:

  • ¿Cómo crees que nos estamos comunicando internamente?
  • ¿Estamos haciendo todo lo posible para mantener con transparencia nuestra visión organizacional?
  • ¿Qué contratiempos te impiden trabajar con otros en proyectos?
  • ¿Crees que podríamos aumentar nuestras comunicaciones entre departamentos?
  • ¿Qué barreras te impiden tener una mejor comunicación interna cada día?
  • ¿Dónde podemos mejorar más la comunicación empresarial?

Si revalúas continuamente tu estrategia de comunicación interna, es seguro que tus objetivos comerciales estarán alineados con los personales, lo que genera más transparencia y confianza.

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