La evaluación de desempeño anual ha muerto. Imagínate ir al médico, que te diagnostiquen colesterol y a de seguido te indique que vuelvas dentro de un año. Puede que tu salud en ese tiempo se vea afectada si no hay un seguimiento constante. ¿No crees?

Las evaluaciones de desempeño efectivas deben acortarse a un mínimo de 2-3 meses, ser ágiles, continuas, tienen que centrarse en el Feedback positivo y la crítica constructiva. Pero sobre todo debe ser algo divertido y no tedioso para los empleados.

Todo sistema educativo incluye en sus programas la evaluación continua. ¿Por qué si se evalúan a los estudiantes en la escuela y universidades cada 2-3 meses, en la empresa se hace cada 6 meses o un año?

La evaluación continua y ágil, permite a los gerentes trabajar con los empleados para desarrollar sus habilidades en un ambiente de trabajo saludable y positivo. Pero ¿Cómo se puede trabajar el Feedback positivo para mejorar los resultados de los profesionales?

EL gran reto de las empresas en la actualidad es motivar a sus profesionales para que realicen la evaluación de desempeño de su equipo en tiempo y forma. De esta forma en Guudjob hemos estudiado y analizado el proceso de evaluación de decenas de empresas, proponiendo las siguientes mejoras clave para que la evaluación de desempeño deje de ser ese proceso tedioso y lento que molesta y acaba afectando a los resultados del negocio.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EFECTIVO

Ágil:

O hacemos que la evaluación sea sencilla y rápida para los empleados o está demostrado que no lo harán. Y claro, sin información de primera mano… ¿cómo vas a detectar si se están cumpliendo los objetivos? Para ello la tecnología es clave, debe ser accesible desde cualquier dispositivo y no debe superar los 5 minutos de trabajo por empleado.

Mobile:

Vivimos en movimiento. Todo el mundo tiene un teléfono, aunque no sea de empresa. De hecho desde Guudjob somos partidarios de la tendencia de moda en EE.UU “Bring your own Device”. Tu teléfono es una extensión de tu cuerpo y por tanto de tu trabajo, con lo cual puede y debe usarse para tareas de empresa. Y por tanto para hacer la evaluación de desempeño de forma sencilla desde una app o del navegador.

Concreto:

No estamos hablando de la tediosa evaluación de desempeño anual. Extensa, completa y sin duda importante para establecer planes de desarrollo. Desde Guudjob recomendamos la evaluación mínima bimensual o trimestral y solo de aquellos objetivos que sean clave para el desarrollo del negocio. Al final de año ya tendrás tiempo de ampliar la información y el desempeño o de cada profesional. Bueno, si eres capaz de conseguir que los gerentes rellenen las encuestas.

Autoevaluación:

Antes de presentar su opinión a un empleado, recopile comentarios de sus compañeros de trabajo. También es tremendamente informativo para su análisis si le pregunta al empleado cómo cree que lo está haciendo. La retroalimentación de los pares y la autoevaluación pueden contribuir en gran medida a brindarle la imagen más completa posible del desempeño de un empleado.

Transparente y Directo:

La evaluación debe ser directa y transparente. Antes de enviar a recursos humanos tu evaluación, es aconsejable compartir los resultados con el evaluado. Una vez validado por los dos en pocos minutos se procede a enviar la información. No es una de esas “conversaciones potentes” pero si da claves al evaluado para cuando os sentéis a hablar de su evaluación de desempeño.

Notificaciones:

Se nos olvida. Por esto mismo, al igual que Facebook, Instagram o Twitter te avisa de lo que tienes que hacer, recomendamos que el sistema te avise que es hora de evaluar. Si no lo has realizado, otra alerta te avisará que eres “deudor” de información clave para alcanzar los objetivos de la empresa.

Logros y Competencias:

Muchas empresas no establecen unos objetivos claros, vinculados a la estrategia de la empresa. “Solo los de ventas tienen algo por lo que medirles” es la frase más escuchada. Un error garrafal. Cada empleado debe tener unos objetivos cuantitativos para poder medir los resultados, pero no debemos olvidar la medición de las competencias clave del puesto y las que exige la empresa.

Complementar con Feedback Continuo:

Las empresas deben abrazar el Feedback positivo continuo para que la evaluación no venga por sorpresa. Un sistema ágil, una cultura clara de Feedback y reconocimiento ayuda a que cuando llegue la evaluación de desempeño trimestral o mensual, sea un complemento perfecto para tener una evaluación continua ideal.

Ponderaciones:

Cada una de las competencias y puntos clave mencionados anteriormente difiere en importancia. Es por eso que es esencial sopesar cada aspecto del desempeño de sus empleados.

Por ejemplo, las competencias específicas de la empresa (como el compromiso con la organización) deberían valer un 20 por ciento. Las competencias específicas del puesto (como la orientación al servicio al cliente) deberían valer el 30 por ciento. El logro (capacidad de alcanzar objetivos y cumplir con los plazos) debe valer el 50 por ciento.

¿No estás seguro de cómo procesar todos esos números?

Aquí hay una fórmula simple ??? El peso (por ejemplo, 20%) X el grado (por ejemplo, 80%)

Entonces, si su empleado obtiene un 80 por ciento en las competencias específicas de la empresa, el 90 por ciento en las competencias específicas del puesto y el 95 por ciento en los logros, la fórmula final se vería así:

?(20 x 0.80) + (30 x 0.90) + (50 x 0.95) = 16 + 27 + 47.5 = 90.5

Usando ese cálculo, puede hacer que ciertas partes de la actuación sean más o menos influyentes en la puntuación final.

Gamificado:

Esta demostrado. El juego ayuda a conseguir alcanzar los objetivos. ¿Has corrido alguna vez midiendo los tiempos? ¿Verdad que corres más rápido? Un objetivo sin medir es un sueño, por eso debemos implementar metodologías aprendidas de la industria del Gaming. Desde ofrecer un resultado cuantitativo sobre un objetivo a corto plazo y a largo plazo, así como poder compararte con los resultados agregados de tu departamento y tu autoevaluación. Las percepciones sobre tu desempeño puede que sean diferentes a lo que piensan tus colaboradores o supervisores. Saber donde estás frente al objetivo, tener una unidad de medida te permitirá saber si tienes que apretar para no ser el único, en esta competición sana, que estás jugando frente a otros. Con transparencia y objetividad.

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Al sistema de recogida de información se le deben sumar una revisión en persona al menos una vez cada 6 meses. Puede transmitir mucho con su tono de voz y expresiones. Esas cosas no aparecen en una carta, no importa qué tan bien escritas estén.

La revisión de desempeño cara a cara también permite tener una discusión sobre el trabajo de sus empleados, en lugar de solo un monólogo unilateral.

La gestión efectiva y el Feedback positivo incluyen conversaciones difíciles, incluso incómodas, pero a veces necesarias, con los empleados.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UNA CONVERSACIÓN DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EFECTIVA

Al dar Feedback, los gerentes deben recordar que la comunicación debe ser abierta y ofrecer oportunidades para que todas las partes involucradas puedan hablar.

1. La Oportunidad: El tiempo es esencial cuando se trata de corregir comportamientos negativos. Cuando notes problemas, debes tomar medidas oportunas para abordar y remediar el problema rápidamente.
2. Se Específico: Cualquier conversación de Feedback debe abordar solo el problema en cuestión: el rendimiento del empleado, independientemente de si el tema es bueno o malo. No debe incluir incidentes, proyectos o temas relacionados o similares.
3. Objetividad: Parte de las responsabilidades de un gerente es la resolución de conflictos. Independientemente de la personalidad o los sentimientos personales, cualquier conversación de Feedback debe ser objetiva y libre de opiniones individuales u otras influencias externas.
4. Se Constructivo: Todas y cada una de las conversaciones de Feedback deben presentarse de manera positiva y constructiva. Si es posible, aborda el problema y ofrece soluciones o sugerencias para cambiar o mejorar comportamientos negativos y formas de continuar reforzando los positivos.

En definitiva, es importante que los managers y responsables de equipos recuerden que su objetivo es reforzar los comportamientos fuertes de los empleados y eliminar los negativos a través del refuerzo positivo. Al tener en cuenta estos cuatro consejos para una retroalimentación positiva efectiva, debe ser fácil.

5. Confianza: Al finalizar la conversación cara a cara, confirma que la persona con la que está hablando comprende tus comentarios. Esto no tiene que ser tan formal como preguntar si tu empleado entiende lo que le está diciendo, pero por lo menos asegúrate de que escuche y procese lo que está diciendo. Para ayudar en este sentido, limita los mensajes a 2 máximo.
6. Lugar del Encuentro: Hacer que el entorno en el que lleva a cabo su evaluación del desempeño sea lo más cómodo posible hace que su empleado se sienta cómodo incluso antes de que comience la reunión. No hay nada de malo en usar una sala de conferencias para una evaluación del desempeño, pero siéntate junto al empleado en lugar de a 20 pies de distancia y haz lo que puedas para tranquilizarlo.
7. Descripción del Trabajo: Muchos gerentes se preguntan por dónde comenzar cuando se enfrentan a la realización de una evaluación de desempeño. Nuestra sugerencia: revise la descripción del trabajo para abordar la conversación con garantías.
8. Frecuencia: No haga que su evaluación de desempeño sea un evento anual. En cambio, proporcione comentarios durante todo el año. Elija una frecuencia adecuada para su negocio y sus empleados. Y asegúrese de que la evaluación del desempeño no sea una sorpresa. Sus empleados deben saber cuándo llegará.
9. Positivismo: Piense en su evaluación del desempeño como un sándwich: lo positivo es el pan y lo negativo es la carne, la lechuga y los condimentos. Como mencionamos, es una buena idea liderar con lo positivo para establecer el estado de ánimo adecuado para la evaluación del desempeño, pero también es inteligente terminar con una nota positiva.Lo más probable es que lo último de lo que hable sea lo que más recuerde el empleado. Si lo último es negativo, podría afectar todo lo que hacen cuando regresan al trabajo. Termine con una nota positiva, incluso si el empleado tiene muchas cosas en las que trabajar, para que se sienta bien consigo mismo y seguro en su trabajo.
10. Honesto y Transparente: La honestidad es la mejor política, así que no se debe tener miedo de ser abierto con  los empleados sobre su desempeño. Sin duda es el camino más corto. No apliques azúcar a tu evaluación ni andes por las ramas. Los empleados sabrán cuándo estás siendo demasiado halagador.
11. Incentivos: Alcanzar unos objetivos debe tener vinculado un premio, un incentivo que movilice al profesional. Sin que suene oportunista y materialista, pero el cerebro humano se activa ante la posibilidad de conseguir un extra si alcanza los objetivos. Podrás tener la mejor tecnología de evaluación de desempeño, pero si no va vinculado a un plan de incentivos emocionales y económicos, se acabará generando el efecto “no hay premio, no hay esfuerzo”.