Ideas para crear un buzón de sugerencias digital

El buzón de sugerencias  digital es fundamental para escuchar a los empleados, aporta múltiples beneficios tanto para la empresa como para el trabajador. Es un sistema a través el cual obtienes información muy valiosa por parte de tus empleados.

Los empleados son los que están en el día a día trabajando en la empresa y los que tiene trato directo con el cliente, nadie mejor que ellos pueden aportar las mejores ideas o sugerencias para mejorar su funcionamiento.

En este post te vamos a enseñar ideas sobre cómo ordenar todas las sugerencias de tus empleados y cómo escucharlos de forma ágil y sencilla en tiempo real. La inmediatez y posibilidad de interacción que ofrece el buzón de sugerencias digital conlleva un mayor engagement y colaboración por parte de los empleados.

Beneficios del Buzón de Sugerencias

  • Mejora la comunicación entre la dirección y los empleados.
  • Aumenta la creatividad permitiendo a todos los empleados aportar sus ideas
  • Obtienes nuevas perspectivas y animas a los empleados a pensar nuevas ideas.
  • Empoderas a los empleados dándoles voz y voto en la toma de decisiones de la empresa.
  • Se acelera la resolución de problemas y aumenta la productividad sintiéndose valorados y escuchados.
  • Solucionar conflictos lo antes posible al ofrecer una herramienta en la que los empleados descontentos puedan comunicarlo.
  • Los empleados se involucran más e incrementa su compromiso.

El buzón de sugerencias tradicional es un cajón en el que las ideas se atascan y se pierden. Los empleados se esfuerzan en ofrecer comentarios útiles, pero luego no sucede nada. Lo cual pierde sentido y les desmotiva. Utilizar un sistema para recoger ideas de forma digital, agiliza el proceso, te permite ordenar las ideas y establecer un plan de acción para llevarlas a cabo. Quizá te interese este post en que contamos cómo recoger ideas de los empleados online.

Beneficios del buzón de sugerencias

¿Cómo funciona el buzón de sugerencias digital?

El buzón de sugerencias digital permite al empleado dejar sugerencias cuando, desde y donde quiera. Con Guudjob, los empleados desde su propio móvil pueden enviar sugerencias sobre nuevos productos, posibles mejoras, reportar incidencias o quejas y presentar ideas muy útiles y muy valiosas para la empresa. Incluso pueden enviar imágenes en el caso de que lo deseen.

Si los empleados quieren, pueden dejar sus sugerencias de forma privada y transparente en las que el administrador sabrá quién ha sido la persona que ha dejado dicha sugerencia. De lo contrario, si lo prefieren pueden dejar sugerencias de forma anónima y confidencial.

Para implementar el buzón de sugerencias digital en tu empresa, en primer lugar, debes establecer categorías y subcategorías de los temas que quieres tratar para que no se pierda la información. Elabora una lista de ideas sobre temas específicos en base a los objetivos y los desafíos a los que se enfrenta la empresa.

Es importante contar con un equipo responsable y asignar administradores a cada una de ellas para canalizar la información, garantizar la respuesta y solución a cada una de ellas.

Una vez el empleado deja una sugerencia, le llega una notificación al administrador para que se ponga en contacto con él y pueda resolver la sugerencia cuanto antes.

El feedback y los comentarios de tus empleados son un regalo. Por ello, te proponemos algunas ideas para sacar el máximo partido a tu buzón de sugerencias digital:

Buzón principal

Puedes crear un buzón para reunir ideas o sugerencias de los empleados en diferentes niveles, departamentos o localizaciones para recoger ideas desde diferentes perspectivas tendiendo una imagen más amplia y clara sobre el tema que quieres tratar.

Quejas

A pesar de esforzarnos en crear un buen clima laboral y mantener la satisfacción de los empleados, es normal que de vez en cuando los empleados tengan quejas. Puede que algún empleado esté descontento con su sueldo, que tenga la sensación de no ser valorado o se produzcan conflictos entre compañeros. Sea cual sea su queja debes evaluarla y tratarla de inmediato para mostrar al empleado que estas dispuesto a escuchar y solucionarlo lo antes posible.

Incidencias

Las incidencias son situaciones que ocurren repentinamente y en momentos inesperados las cuales pueden tener graves consecuencias en el negocio. Poner a disposición de los trabajadores un canal para comunicarse de inmediato con su responsable es vital para solucionarlo a tiempo.

Hazlo divertido

Toda empresa necesita comunicarse con sus empleados y obtener ideas sobre temas serios y profesionales como mejoras de producto, comerciales, aumentar las ventas, entre otros. Pero para potenciar el uso, te recomendamos tratar temas divertidos para motivar a tus empleados y puedan participar en la toma de decisiones.

Crea categorías para organizar eventos sociales como, por ejemplo, propuestas para la cena de Navidad, propuestas para del próximo Teambuilding, disfraces de Halloween… Una vez recopiles todas las ideas, selecciona las 5 mejoras y publícalas en tu red social corporativa de forma anónima, para que todos los empleados puedan votar las mejores. Comunica quien ha sido el ganador y prémiale para crear un buen clima laboral y se sienta valorado, animará a los demás a seguir participando para conseguir el próximo premio.

Concursos de innovación

Fomenta el intercambio de ideas y organiza concursos de innovación con reconocimiento y premios a las mejores. La creatividad e innovación en la empresa es un elemento fundamental para mejorar y crecer en el negocio. No pierdas la oportunidad de escuchar a tus empleados y puedan compartir sus ideas. Un estudio realizado por Boston Consulting Group, destacó que el 78% de las ideas innovadoras vienen de fuentes internas.

Propuestas y mejoras

Los empleados son los que realizan sus tareas diarias en la empresa, la conocen a la perfección y muchos de ellos interactúan con tus clientes. Nadie mejor que ellos sabe lo que se puede mejorar.

Crea un canal para que los empleados transmitan las ideas, propuestas y quejas que reciben de los clientes sobre productos o servicios de la empresa. Es información muy valiosa para mejorar la experiencia del cliente, clave hoy en día.

Puedes crear otro canal para que propongan mejoras para el próximo año en relación al teletrabajo o a su puesto de trabajo. Mejoras de productos o servicios. Nuevos sistemas de Feedback, etc. 

Sugerencias de formación

También puedes crear una categoría de propuestas de cursos de formación. Dar la oportunidad a los empleados a proponer diferentes formaciones a través del buzón de sugerencias, te ayudará a motivar y elevar su productividad. Ellos son los que realmente saben sus debilidades y en qué pueden mejorar.

Si los empleados proponen una formación sobre nuevas tecnologías, envíales una micro-píldora de formación para ayudarles a mejorar profesionalmente y sentirse escuchados. Descubre cómo formar a tus empleados desde su propio móvil de forma continua y segmentada.

Buzon de sugerencias guudjob

Consejos para que el buzón de sugerencias sea un éxito.

  • Todos los empleados tienen que participar. Recuérdales que son una parte esencial de la empresa y sus aportaciones son muy valiosas y se tienen en cuenta.
  • Para fomentar la participación asegurarte que el buzón sea ágil y fácil de usar. Dales la opción de dejar sugerencias o reportar incidencias desde su propio móvil o desde cualquier dispositivo. El objetivo es animar a todos los empleados a que expresen sus opiniones e ideas y contribuyan a la solución de problemas para la mejora del negocio.
  • Diseña un programa orientado a la cultura de la empresa.
  • Comunica el buzón a través de carteles, muros por la oficina o lugar de trabajo. Envía un comunicado oficial sobre la disponibilidad del buzón, su uso y beneficios.
  • Si organizas concursos, debes tratar temas concretos y establecer fechas de inicio a fin.
  • Es importante hacer un seguimiento de los mensajes recibidos, asegúrate de responder todas las sugerencias sin que se queden en el olvido. Los empleados deben sentirse escuchados y percibir que su esfuerzo es compensado.
  • Recompensa y premia las mejores sugerencias o ideas y publica internamente quien ha sido el ganador.
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