7 tips para mejorar el proceso de Onboarding
Realizar un proceso de Onboarding exitoso es un reto al que se han tenido que enfrentar muchas empresas en estos últimos años, ayuda a los profesionales a integrarse tanto emocional como profesionalmente en la empresa.
Todo empleado debe vivir una experiencia memorable en su empresa. El primer contacto es clave para enamorarles y quieran formar parte de la empresa desde el primer día.
Se ha demostrado que un proceso eficaz de Onboarding aumenta la productividad, el compromiso y acorta los plazos de adaptación. De hecho, un estudio realizado por Aberdeen Group afirmó que el 86% de los encuestados considera que la decisión de permanecer en una compañía a largo plazo se toma en los primeros 6 meses. Incluso el 33% toma la decisión la primera semana.
No hay duda de que la incorporación es un proceso clave que toda empresa debe tener en cuenta. Los empleados deben comprender el funcionamiento de la empresa, tener las herramientas y recursos necesarios para que se sientan integrados y parte de la compañía desde el primer día.
La importancia de definir un buen proceso de Onboarding
Un buen proceso de Onboarding ayudará a los nuevos empleados a entender la cultura de la empresa, sus funciones y cómo su rol contribuye al éxito de la compañía.
Estas son algunas de las razones por las que es imprescindible ofrecer a los empleados un buen plan de Onboarding.
Aumenta el compromiso
El compromiso de los empleados es el vínculo emocional que tienen con la cultura y los objetivos de la empresa. Los empleados comprometidos realmente se preocupan por su trabajo y están dispuestos a realizar un mayor esfuerzo a la hora de desempeñar sus tareas.
Si su primera impresión es satisfactoria y encaja con la cultura empresarial, lo más probable es que aumente su compromiso. Las empresas deben cuidar a sus empleados desde que aceptan el puesto de trabajo.
Mejora el clima laboral y reduce el estrés
Cuando un empleado entra en una nueva compañía, en algunas ocasiones puede ser estresante. Suelen surgir muchas dudas y deben considerar una serie de factores, entre ellos, si se integrarán en el equipo, si encajará en la empresa o cómo podrán gestionar sus responsabilidades.
Para evitar el estrés y la ansiedad es importante darles la bienvenida y proporcionales toda la información necesaria para desempeñar correctamente su trabajo, presentarle a sus compañeros y evitar una entrada fría.
Mejora la productividad
Un nuevo empleado tarda hasta 6 meses en ser productivo. Acelerar el proceso de Onboarding tiene un impacto positivo en la productividad del profesional acortando los plazos de adaptación, y ayudándoles a comprender y conocer cuales son sus funciones desde el primer día. Un estudio realizado por Brandon Hall Group, afirmó que las organizaciones con un sólido proceso de Onboarding mejoran la productividad de los nuevos empleados en más del 70%. Quizá te interese cómo hacer el plan de Onboarding digital para acelerar la productividad.
Reduce la rotación
Se estima que el costo de reemplazar a un empleado puede oscilar entre la mitad y el doble del salario anual del empleado. Una empresa de 100 personas que proporciona un salario promedio de $ 50,000 podría tener costos de rotación de aproximadamente $ 660,000 a $ 2.6 millones por año. Por este motivo, las empresas deben hacer todo lo posible para retener talento.
Una de las herramientas clave, es implementar un buen plan de Onboarding para que interioricen la cultura y los valores de la empresa. Se sientan cómodos y productivos para así lograr el compromiso de los empleados en su etapa inicial.
Tips para mejorar el proceso de Onboarding
Como comentamos anteriormente, los nuevos empleados deben sentirse parte del equipo desde el primer día. Estos son algunos de los tips clave para que los empleados se sientan integrados y conozcan el funcionamiento de la empresa.
1. Contacto previo a la incorporación
El proceso de Onboarding debe comenzar en el momento en el que el empleado acepte el puesto de trabajo. Es clave establecer una comunicación fluida previa a su incorporación, lo que llamamos Pre-Onboarding.
Debes aprovechar el tiempo que pasa desde que el empleado acepta su puesto de trabajo hasta su primer día en la empresa. Es una gran oportunidad para enviarle toda la información necesaria para que su primer día no se sienta desatendido y pueda ser productivo lo antes posible.
2. Establece objetivos
Cuando un empleado entra en una compañía debe conocer sus objetivos y lo que puede aportar a la empresa. De lo contrario, será poco productivo, estará perdido y lo más probable es que su compromiso desaparezca. Un elemento básico del proceso de Onboarding es establecer objetivos claros y realistas para mantenerles motivados y sean productivos desde el primer minuto. Estas son algunas de las preguntas que debes responder para visualizar su incorporación.
- ¿Cuándo entrará a la empresa?
- ¿Qué papel desempeñará?
- ¿Cuáles son sus funciones?
- ¿Qué información necesitará para desempeñar su trabajo?
- ¿Qué formación debes enviar al empleado para ser acelerar su productividad?
3. Asigna un buddy
Tener un buen buddy puede marcar la diferencia en los plazos de adaptación. El hecho de saber que un compañero le escucha, se preocupa por él y está realmente interesado en ayudarle, hace que los newcomers estén integrados y sientan un apoyo por parte de la empresa.
Compañías como Microsoft o Salesforce utilizan este método aportándoles múltiples beneficios. El 73% de los nuevos empleados que estuvieron en contacto con su buddy afirmaron que les ayudó a ser más productivos en su puesto de trabajo y aumentó su satisfacción laboral generando mayor confianza y seguridad.
Para que este método sea efectivo el buddy necesita conocimientos específicos, tener la capacidad de escuchar y tiempo para apoyar al nuevo empleado.
4. Destaca la cultura y los valores de la empresa
La cultura y los valores son el ADN de la empresa. Son los que marcan la diferencia e influyen directamente en el compromiso y la satisfacción de los empleados. Un estudio realizado por la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos reveló que 1 de cada 5 empleados dejaría su puesto de trabajo debido a una cultura pobre.
Los nuevos empleados deben entender e interiorizar los valores de empresa, lo que conduce a empleados más comprometidos e ilusionados. Quizá te interesen estos 6 sencillos pasos para definir los valores corporativos en tu empresa.
5. Comunica su incorporación
Presentar al nuevo empleado internamente es clave para ayudarle a sentirse integrado desde su primer día y sus compañeros puedan darle la bienvenida. Crearás un vinculo entre los compañeros y se sentirán parte del equipo. Haz un breve resumen de su trayectoria profesional, comparte una foto suya y comunica el puesto al que se va a incorporar. Hazlo de forma sencilla a través de una red social corporativa como Guudjob.
Si quieres también puedes publicarlo en tus redes sociales, sin duda le hará sentir importante y que la empresa valora su incorporación.
Reúne a su equipo y organiza un desayuno para darle la bienvenida. Puedes hacerlo de forma presencial o en el caso de que la incorporación sea en remoto, puedes hacerlo a través de una vídeollamada.
6. Automatiza el proceso
En el entorno laboral en el que vivimos es clave disponer de herramientas digitales que te ayuden a automatizar el proceso y personalizarlo.
Sin duda, el trato personal es fundamental. Las personas necesitan relacionarse y conocer a su equipo, puedes organizar reuniones, actividades, visitas por la oficina, presentaciones, cenas, etc.
Pero también es importante que el empleado tenga toda la información necesaria en una plataforma para que la pueda consultar desde dónde quiera y cuándo quiera.. Herramientas digitales como Guudjob, ayuda a muchas empresas facilitándoles este proceso. Les permite programar un plan de acogida y automatizarlo, sin necesidad de dedicar tiempo y esfuerzo cada vez que se incorpora un nuevo empleado. Es imprescindible diseñar un itinerario de Onboarding personalizado con una serie de etapas e hitos por los que todo empleado debe pasar.
El empleado recibirá el contenido necesario según su puesto de trabajo en los plazos indicados. Formar a tus empleados individualmente requiere mucho tiempo. Por ello, elaborar un sistema automatizado te permitirá ahorrar costes, tiempo y esfuerzo.
7. Envía micro-píldoras de formación
Si quieres que tus empleados vivan una experiencia innovadora y única apuesta por las nuevas tecnologías. Uno de los grandes errores que cometen muchas compañías es proporcionar a los empleados mucha información su primer día.
Los empleados que entran en una empresa deben asimilar poco a poco toda la información. Enviarles micro-píldoras de formación les ayudará a aprender a su ritmo y acceder al contenido tantas veces como sea necesario. Además, puedes poner a prueba sus conocimientos lanzando un test tras consumir la formación, si así lo deseas.
Pasos para automatizar y realizar el proceso de Onboarding exitoso
Segmenta los contenido para cada departamento, área o colectivo. Es importante no lanzar toda la información de golpe, por ello te dejamos este itinerario para que la entrada sea un éxito. Conseguirás la máxima productividad en el menor tiempo posible.
Pre-Onboarding
Comparte información relevante como la historia y los valores de la empresa, dale la bienvenida. Facilita un vídeo o un resumen de las facilidades que ofrece la empresa y un recorrido por las oficinas. Indícale todos los documentos que tiene que enviar: DNI, libro de familia etc.
Por otra parte, sus compañeros pueden grabarse un vídeo presentándose para que les conozca con sus fotos y perfiles de LinkedIn. Lanza una pequeña encuesta para conocer más sobre él y resuelve todas sus dudas antes de su primer día.
Un día antes de entrar en la empresa
Un día antes de su incorporación, debes recordarle los horarios, la dirección de la oficina y todo lo que necesita llevar en su primer día. Asegúrate de preparar su puesto de trabajo, configura su equipo y su correo electrónico.
El primer día
El primer día es clave para determinar si realmente cree que puede encajar en la compañía. Tendrá sus primeras conclusiones. Para que estas sean positivas es necesario cuidar todos los detalles y conseguir una buena impresión, haciéndoles sentir importantes.
Debes enviarle una agenda de su primer día con todos los detalles. Las reuniones que tendrá y con quien, los horarios de comida, la hora de entrada y de salida. Celebra su incorporación y comunica internamente su llegada, o incluso organiza un desayuno con su equipo para que puedan conocerse mejor.
Primera semana
La primera semana debe conocer el funcionamiento de su departamento, los proyectos en los que estará involucrado y reunirse con su manager para hablar de sus objetivos y responsabilidades.
Empieza a formarle de las herramientas que va a necesitar, una explicación de los proyectos, novedades, productos, prevención de riesgos laborales, etc. Consigue o graba vídeos explicando cómo funcionan las herramientas y envíaselo.
Lanza una encuesta preguntándole ¿Cómo va todo? o incluso si quieres un juego divertido sobre la empresa.
Próximos 30 días
Pasada la primera semana es momento de profundizar en el modelo de negocio y en todos los aspectos necesarios a la hora de realizar sus tareas.
Debe conocer todos los productos o servicios de la empresa y familiarizarse con ellos. Debe tener todos los conocimientos necesarios sobre la cultura, el funcionamiento y los protocolos de la empresa para elevar su productividad.
Organiza actividades fuera de la oficina y celebra su mes en la compañía. Te ayudará a crear vínculos fuertes entre los compañeros.
Haz un seguimiento, revisa sus objetivos periódicamente y resuelve todas las dudas que hayan podido surgir en estos días.
A los 90 días
Los primeros 90 días son esenciales para determinar el éxito del nuevo empleado. El feedback es clave, lanza encuestas y pregúntale ¿Cómo fue todo?. Una vez finalizada esta etapa, el objetivo es que el empleado sea 100% productivo y tenga todos los conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su trabajo.
