7 Pasos para crear un plan de comunicación interna de empresa en 2021

Crea un plan de comunicación interna eficaz es un aspecto fundamental de las operaciones diarias de tu organización. Es posible que contéis con las mejores prácticas y procedimientos para comunicarse bien con los clientes, socios e incluso posibles nuevos empleados, pero el mismo nivel de atención aplicado a tus propios empleados puede ayudar a incrementar el compromiso.

No deje las comunicaciones internas importantes con los empleados en un segundo plano: las mejoras en el compromiso de los empleados, la alineación hacia una cultura única y la defensa de los empleados brillarán cuando ponemos foco en comunicarse con el personal.

Los programas de comunicación interna pueden ser abrumadores para algunas organizaciones, especialmente cuando buscan renovar o mejorar los esfuerzos. Sin embargo, estamos aquí para dar ideas sobre cómo crear un programa exitoso y evitar los obstáculos típicos que surgen al mejorar tu estrategia.

En un nivel básico, una buen plan de comunicación se trata de cambio y adaptabilidad. Es por eso que nuestras mejores prácticas de comunicación deben repensarse y actualizarse constantemente para adaptarse al entorno actual.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Un plan de comunicación eficaz en el lugar de trabajo es primordial. Sin él, no podría crear productos innovadores, proporcionar servicios excepcionales, involucrar a los empleados o satisfacer las necesidades de los clientes. 

Desafortunadamente, muchas organizaciones continúan usando métodos de comunicación obsoletos, de hecho, la evidencia sugiere constantemente que la mayoría de las empresas no se comunican lo suficientemente bien con tus empleados:

  • Los empleados pasan hasta 2 horas al día cotilleando o preocupándose
  • La confusión en el trabajo conduce a la frustración, la reducción de la productividad y los rumores
  • La frustración provoca la pérdida de empleados clave y cuesta hasta el 150% de tu salario reemplazar

Sin embargo, al mismo tiempo, la productividad mejora hasta en un 25% en organizaciones con empleados conectados. La razón de esto es clara: tus empleados son los embajadores de tu marca. Están en la primera línea de la empresa, interactuando con los clientes, compartiendo tus mensajes en las redes sociales y ayudando a que tu negocio crezca. Con una estrategia de comunicación definida y una sólida comprensión de las mejores prácticas, las empresas pueden crear una red de personal más sólida e interconectada, todos trabajando hacia un objetivo común.

Según varios informes internos de Guudjob, el 82% de los empleados quieren que tu empleador los mantenga actualizados sobre las novedades de la empresa: el 69% dijo que les ayudaría en tu trabajo y el 64% dijo que les ayuda a construir mejores relaciones con tus colegas. Además, el 63% afirmó que les ayudaría a convertirse en defensores del negocio y contarles a otros sobre tu empresa.

Existe una gran oportunidad para que los empleadores capitalicen el impacto potencial que una estrategia de comunicación interna exitosa puede tener en tu reputación, tanto internamente con los empleados como externamente con tu audiencia.

 comunicación interna empleados

¿CÓMO ELABORAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA?

Los programas de comunicación interna pueden ser desalentadores para algunas organizaciones, especialmente cuando buscan renovar tus prácticas.

Entonces, ¿Qué se necesita para desarrollar una estrategia de comunicación interna?

Os dejamos 7 pasos como ejemplo para crear un plan de comunicación interna de éxito:

1. Evalúa la estrategia actual de comunicación interna

Es probable que ya tengamos una estrategia de comunicación interna, por lo que siempre es mejor comenzar con una investigación interna. Si esta es la primera estrategia, simplemente obvia este paso.

Algunas de las cosas que debe abordar de inmediato al renovar el plan de comunicación interna incluyen:

  • Dónde nos encontramos actualmente: ¿Cómo ha funcionado la estrategia actual? ¿Cuáles son las mayores fortalezas y debilidades a destacar? ¿Quién está involucrado actualmente en el plan y a quién puede agregar para mejorarlo?
  • Dónde estaremos en poco tiempo: profundizaremos más en esto, pero tu evaluación inicial debería apuntar en una mejor dirección hacia dónde estará tu estrategia si cambias tu plan. ¿Va a dirigirse a todo el equipo?
  • Cómo planeas llegar allí: ¿Qué se necesitará para lograr los objetivos? ¿Qué tipo de contenido tendrán más notoriedad con el personal?
  • Cuánto tiempo debería tomar: ¿Cuántos recursos se necesitan para alcanzar tu objetivo? ¿Cuál es la diferencia entre cuánto tiempo debería tomar frente a un cronograma realista para tu equipo?
  • Quién está involucrado: ¿El equipo actual es demasiado pequeño? ¿Hay demasiados cocineros en la cocina? La evaluación de la estrategia actual debe indicar dónde se puede agregar o eliminar grasa en tu equipo de comunicaciones internas.

Responder o al menos planificar tener una resolución para estos puntos de conversación es importante para reevaluar tu estrategia.

2. Ejemplos de Métricas de comunicación interna claves

Al igual que la mayoría de las otras facetas de tu negocio, el plan de comunicación interna puede y debe analizarse para tener éxito. Para hacer esto, necesitamos recopilar las métricas que indicarán si la estrategia realmente está funcionando.

Las estadísticas sobre las comunicaciones internas muestran si los empleados realmente utilizan tu intranet. También muestra cómo usan tus herramientas y si puede llegar a otros en el proceso. Esto significa que puede analizar tu estrategia y aprender qué áreas necesitan más atención y qué se puede omitir.

Si bien hay ciertas cosas que no se pueden medir, recomendamos comenzar con estas pocas métricas para tener una mejor idea de la estrategia de comunicación interna.

Acciones sociales

Una métrica de preocupación en la que muchas organizaciones no piensan es la cantidad de acciones sociales que recibe el contenido.

El seguimiento de las acciones sociales de contenido muestra el poder del alcance social. Al utilizar herramientas de comunicaciones internas como Guudjob, puede ver el total de acciones por contenido o usuario para analizar tu alcance general. Confiar en que los empleados serán los defensores de la compañía, aumentará tu alcance y conciencia.

Métricas de compromiso de los empleados

¿Con qué frecuencia los empleados leen el contenido interno? ¿Comentan, les gusta, comparten o inician una discusión con el contenido? La medición de las métricas generales de participación de los empleados puede proporcionar una visión profunda de lo que más utiliza tu personal. Un gran revés para las herramientas de comunicaciones internas es la falta de una discusión abierta. Evalúa tu plan actual de comunicación interna para ver si tus empleados se sienten abiertos a discutir, compartir o comentar sobre el contenido de la organización.

Referencias de empleados

Si consideramos el tamaño de tu equipo y cada uno de tus seguidores en Twitter, Facebook y Linkedin, las posibilidades de incrementar el alcance a través de las redes sociales de los empleados es real. Analizar cuántos empleados ven actualmente las publicaciones y si hay opciones para aumentar ese número a través de las redes sociales es clave para aumentar la cobertura.

Problemas de gestión de proyectos

Por último, pero no menos importante, es inteligente analizar la cantidad de obstáculos y problemas de gestión de proyectos. Si tus equipos tienen problemas constantes, esto podría deberse a una falta de comunicación interna en tu organización. Normalmente el 29% de los empleados cree que las herramientas de comunicaciones internas actuales no funcionan, por eso es clave encontrar dónde hay cuellos de botella y miremos si estos datos se relacionan con tu estrategia de comunicación.

Métricas de comunicación interna Guudjob

3. ¿Cómo establecer objetivos y plazos realistas del plan de comunicación interna?

Establecer metas realistas para el negocio ayudará a estimar la dificultad y la inversión de tiempo de implementar una estrategia adecuada para tomar medidas más eficientes que actualicen tus comunicaciones internas de manera efectiva.

Una forma de establecer mejor los objetivos es observar las métricas anteriores y observar dónde creemos que puede tener un impacto inmediato.

Trata de planificar cronogramas efectivos para el negocio. Por ejemplo realizando encuestas push segmentadas con la herramienta Guudjob para ver qué información es demasiado frecuente e innecesaria para la organización.

Algunas preguntas iniciales que podríamos hacer para iniciar esta conversación incluyen:

  • ¿Qué quiere que ofrezca la estrategia de comunicación interna de la empresa?
  • ¿Qué áreas están funcionando bien, por qué esas áreas están funcionando bien y qué necesita mejorar?
  • ¿Qué herramientas o plataformas de comunicación están disponibles dado el tamaño de la empresa, las prioridades y las expectativas de lo que los empleados deberían hacer con la información compartida?

Responder a estas preguntas dará una idea más clara de lo que desea que logre realmente la estrategia de comunicación interna. Estos objetivos servirán como modelo para establecer una estrategia de éxito y luego crecer y mantenerla a lo largo del tiempo.

Un buen lugar para comenzar al crear tus metas es asegúrate de que sigan la lógica de SMART; en otras palabras, son las metas:

  • Específico : definimos lo que queremos lograr en términos claros y simples que todo tu equipo pueda entender
  • Medible : crear hitos y objetivos que puedan ayudarnos a ver el progreso hacia cada aspecto de tu objetivo.
  • Alcanzable : es bueno tener ambiciones elevadas, pero debemos saber que los objetivos son manejables y realistas.
  • Relevante : deberemos crear metas que estén vinculadas al desarrollo dele quipo y que estén perfectamente conectadas con el modelo de negocio.
  • Basado en el tiempo : crea un tiempo específico para tu objetivo para que no te dejes escapar

4. Segmenta y mapea tu audiencia

Una vez que tenga una idea de lo que podría reforzar tu estrategia de comunicaciones internas, es hora de saber a quién dirigirse.Tu contenido siempre debe dirigirse a una audiencia específica, incluso cuando se mantiene interno. Es importante averiguar qué mensajes deben llegar a determinados empleados de tu empresa.

Otro error importante es que para tener una estrategia de comunicaciones internas exitosa, debe incluir a todos en todos los mensajes para una mayor transparencia. Sin embargo, eso simplemente no es cierto. Si bien tus empleados quieren estar al día con las noticias y la información de la empresa, es inteligente segmentar primero a tu audiencia. Descubre cómo informar de las novedades de producto de forma ágil y sencilla.

En nuestro análisis de experiencia de empleado Guudjob, los millennials demandan que la estrategia de comunicaciones internas de tu empresa está fallando porque se perdían mensajes críticos entre otra información.

En lugar de enviar un mensaje a todos o solo a tu alta dirección, intenta asociarte con las partes interesadas clave en la organización para discutir qué tipo de contenido sería necesario para tu equipo. En lugar de enviar la misma información a todos (independientemente del puesto o departamento), tu estrategia de comunicación interna debe centrarse en entregar información relevante a las personas adecuadas, en el momento adecuado.

Clasifica los tipos de contenido que son importantes para tus diferentes segmentos de audiencia. Comprende que, si bien tu equipo de ventas puede querer tener acceso a una gran cantidad de actualizaciones, el equipo de marketing puede estar mejor atendido por un resumen de eventos importantes de mayor nivel.

La orientación de tu estrategia de comunicaciones también garantizará que todo funcione sin problemas dentro de tu organización. De hecho, muchas marcas están aprendiendo del comportamiento de los especialistas en marketing digital y reconocen que necesitan comunicarse con destinatarios individuales a un nivel personal y más atractivo.

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5. Desarrolla un proceso de aprobación

Una parte clave de la planificación de tu estrategia de comunicación interna es planificar un proceso de aprobación para tu contenido. Esto evitará que se publiquen accidentalmente errores innecesarios, comentarios cerrados o noticias en los segmentos incorrectos de tu equipo.

En primer lugar, debe determinar quién o qué equipo controla tu estrategia de comunicaciones internas. ¿Quién leerá, escribirá o aprobará los mensajes que envíe a tu equipo?

A continuación, debe saber qué partes interesadas de cada departamento pueden contribuir al proceso de aprobación del contenido. En la mayoría de los casos, las empresas encuentran que esta responsabilidad recae en tus equipos de marketing / comunicaciones, y por una buena razón. Estos son los miembros del equipo que tienen más confianza en tu capacidad para transmitir la voz, la marca y la imagen general de la empresa.

Tu equipo de marketing también puede navegar fácilmente por la biblioteca de contenido, identificar el contenido más actualizado y señalar a tus compañeros de trabajo recursos específicos de la industria que hablan de las tendencias relevantes.

Es fundamental tener todas estas capacidades al liderar la defensa de los empleados. Otra habilidad importante, y una que a menudo es algo natural para los especialistas en marketing, es crear mensajes sociales que sean concisos pero impactantes y relevantes para la plataforma de comunicación.

Crear tu equipo de esta manera puede ayudar a optimizar la aprobación y publicación de contenido y evitar cuellos de botella. Y el uso de una herramienta todo en uno como Bambu le permite personalizar las aprobaciones de cada miembro del equipo para evitar cualquier colisión mientras produce contenido.

6. Identifica tus herramientas de comunicación interna

Es importante tener en cuenta qué canales utilizarás para impulsar tu contenido interno. Pero es igualmente fundamental decidir las herramientas de comunicaciones internas que utilizarás en el proceso. Ciertos mensajes se adaptan mejor a diferentes canales. Por ejemplo, las noticias importantes pueden ser más adecuadas para Twitter, mientras que las vacantes pueden obtener más visibilidad en LinkedIn y Facebook.

Al utilizar una herramienta de comunicaciones internas como Guudjob, reduces tus costos de marketing y aumenta tu alcance social a través de los empleados. Simplemente dar a tu personal una ruta para compartir tu contenido en tus feeds atraerá más personas a tu red.

La colaboración es otra parte importante de las comunicaciones internas sólidas. Guudjob es un software mobile y web de comunicación interna y mensajería segmentada interna que puede unir todas las piezas diferentes de tu organización. Ya sea que estés compartiendo documentos internos o estés buscando planificar eventos específicos sin la temida cadena de correo electrónico, Guudjob ayuda a generar ese engagement que tanto demandamos en las empresa, quizá te interese cómo medir el compromiso de tus empleados en tu empresa.

A medida que las empresas se enfocan en reducir los costos de comunicación y al mismo tiempo optimizar las estrategias de colaboración, las herramientas sociales, desde aplicaciones de mensajería instantánea como Slack hasta plataformas de comunicación como la nuestra, se están convirtiendo en una forma más natural de reunir a los equipos que alguna vez estuvieron desconectados hacia un objetivo compartido.

Un estudio de McKinsey destaca que durante los últimos tres años, las herramientas sociales en la fuerza laboral han ayudado a los empleados a comunicarse más libremente en el lugar de trabajo, con el 80% de los empleados comunicándose a menudo con otras personas en sus equipos (en comparación con solo el 65% del personal que no usa plataformas de mensajes).

Al mismo tiempo, estas tecnologías están dando a las personas la libertad de auto-organizarse más libremente, y el 63% afirma que pueden organizarse dentro de tus equipos gracias a plataformas de comunicación más sólidas. El cambio en la tecnología de la comunicación ha significado que la naturaleza del trabajo ha comenzado a transformarse, con grupos que se centran más en proyectos que en el trabajo basado en funciones.

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7. Evalúa tu progreso y optimiza

Tus indicadores clave de rendimiento no deben usarse solo para rastrear el progreso. Aprende de ellos y optimiza continuamente lo que está haciendo para obtener los mejores resultados posibles. Realiza evaluaciones trimestrales o incluso mensuales de tu estrategia de comunicaciones e incorpórela en la base central de tu flujo de trabajo.

Por ejemplo, en cada reunión importante del personal, debes dedicar unos momentos a reflexionar sobre las comunicaciones internas. Esto te ayudará a incorporar preguntas relacionadas con las comunicaciones en tu encuesta de satisfacción de los empleados. Algunas preguntas que podría hacerles a los empleados incluyen:

  • ¿Cómo crees que nos estamos comunicando internamente?
  • ¿Estamos haciendo todo lo posible para mantener transparente nuestra visión organizacional?
  • ¿Qué contratiempos le impiden trabajar con otros en proyectos?
  • ¿Crees que podríamos incrementar nuestras comunicaciones entre departamentos?
  • ¿Qué barreras le impiden tener una mejor comunicación interna cada día?
  • ¿Dónde podemos mejorar más la comunicación empresarial?

Si revalúas continuamente tu plan de comunicación interna, te aseguras de que tus objetivos comerciales estén alineados con tu personal, lo que genera más transparencia y confianza. Sin evaluar tu progreso, tienes poca información sobre cómo mejorar y crecer.

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