Reportar incidencias en tiempo real es una de las herramientas más efectivas para administrar y resolver todas las incidencias que ocurren en la empresa, así como para prevenir incidencias futuras. Se debe alentar a todos empleados a completar los informes de incidentes si algo sucede, ya que el proceso y la información pueden beneficiar a todos.

Este proceso consiste en informar los detalles de un acontecimiento que irrumpe el desempeño normal de una empresa, como pueden ser accidentes laborales, daños en las instalaciones, asuntos de salud y seguridad y mala conducta en el lugar de trabajo. Por ello, reportar incidencias en tiempo real es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. La inmediatez a la hora de gestionar tanto las tareas como la resolución de problemas, es clave para el éxito y sobre todo para no perder el control ni la organización en la compañía.

En muchas empresas a la hora de reportar incidencias el proceso es manual e implica papeleo, llamadas telefónicas o comunicación presencial. Prácticamente en casi todas las empresas ocurren incidencias a menudo, debido a una mala gestión muchas de ellas pueden pasan desapercibidas. Saber reaccionar a tiempo es clave para resolver cualquier incidencia que se presente en la empresa.

Implementar un sistema de incidencias digital en tiempo real, agiliza el proceso y permite a las personas que están presentes en el incidente puedan comunicarlo en el mismo momento que se presenta dicha incidencia. Permite a los trabajadores a informar detalles de la ubicación, enviar fotos de los daños, detalles de lesiones personales y datos de las personas implicadas. Este reporte notifica a las personas adecuadas en tiempo real asegurando la seguridad y la solución inmediata.

Medias necesarias para evitar incidencias:

  • Protege a tus empleados y mantén un ambiente de trabajo seguro.
  • Realiza revisiones periódicas para evitar riesgos y prevenir accidentes.
  • Confirma que tus empleados cuentan con todas las medidas de seguridad necesarias de ellos mimos y de los demás.
  • Asegúrate de que tus empleados tienen el canal adecuado para informar un incidente y sepan como hacerlo.

Con Guudjob cada empleado puede reportar incidencias en segundos y en tiempo real.

¿Cómo prevenir posibles incidencias?

Disponer de una herramienta de comunicación interna puede prevenir posibles incidencias. Realiza un seguimiento periódico preguntado a los trabajadores cómo de seguro es su puesto de trabajo, si cumplen todas las medidas necesarias de seguridad establecidas por la ley para minimizar el riesgo, y si en algún momento sucediera un incidente si sabría reaccionar. Especialmente este proceso es importante en industrias de alto riesgo como puede ser, la construcción, petróleo, gas, plantas de energía, carreteras, edificios.

A través del módulo Intercom de Guudjob puedes lanzar encuestas ágiles, los empleados recibirán una notificación al móvil y al email. Podrán acceder a la plataforma desde su propio móvil y responder en segundos. Tendrás toda la información necesaria para tener un control de todos tus trabajadores y prevenir cualquier incidencia que pueda surgir.

Buzón digital para reportar incidencias en tiempo real

La comunicación interna es esencial a la hora de alcanzar el éxito en tu compañía. Cuando interactúas con toda la plantilla, será más fácil gestionar cualquier incidencia en tiempo real. Gracias a Guudjob podrás activar un canal de comunicación directo para que cualquier empleado pueda informar cualquier incidencia.  

Define tipologías o categorías de las incidencias

Lo primero que debes hacer es definir las distintas tipologías o categorías de incidencias relacionadas con cada área, departamento o localización. Asigna un responsable a cada una de las categorías para notificar a las personas adecuadas y abordar el problema de manera efectiva.

Una vez creadas las categorías, los empleados podrá acceder a la plataforma desde su propio móvil y reportar cualquier incidencia.

A través del módulo Intercom, podrás activar un canal directo para que cualquier empleado pueda reportar cualquier incidencia en tiempo real. Permite que los empleados reporten la incidencia describiendo detalladamente los hechos, añadan imágenes, identifiquen ubicaciones y especifiquen la fecha, la hora y el tipo de incidente.

Para que el proceso sea efectivo debe ser:

Preciso: La información debe ser clara, específica y detallada. Si no tenemos claro el objetivo puede generar confusión y llegar a tomar malas decisiones.

Específico: Es importante que el reporte de la incidencia sea en tiempo real, describa brevemente los hechos y especifique las posibles causas de la incidencia. Cuanto más específico sea el informe del incidente, más útil será a la hora de tomar decisiones.

Incluye imágenes: Ayudarán a reportar el problema con evidencia y permite que la solución sea mucho más precisa.  

Analiza y resuelve las incidencias

Cuando un empleado reporte una incidencia, el responsable recibirá una alerta en tiempo real y se encargará de revisarlo. Podrá ponerse en contacto con él y en el caso de que sea necesario, acudir al lugar en el que ha ocurrido dicha incidencia para resolverla cuanto antes. Una vez resulta la incidencia el administrador lo podrá marcar como revisado, y el empleado recibirá un texto personalizado para informarle que se ha resuelto la incidencia reportada. 

Es importante responder todas las incidencias para que los empleados se sientan escuchados. En muchas ocasiones, hay empresas que tienen una comunicación interna muy pobre, no darles la atención necesaria hace que los empleados no se sientan valorados por lo tanto, disminuye su motivación y su compromiso con la empresa. Desde Guudjob podrás responder a las incidencias de tus empleados rápidamente.

Para poder llevar un control eficaz de las incidencias, podrás clasificar las incidencias según su gravedad y determinar qué necesita atención inmediata. Revisa los informes de toda la empresa en una sola pantalla y obtén información sobre las incidencias en tu empresa: identifica las tasas de frecuencia de incidentes, las causas comunes y el tiempo necesario para responder a ellas.