¿Cómo crear y digitalizar check-list de tareas en mi empresa?

Una check-list consiste en una lista de tareas que todo empleado necesita para realizar cierta actividad repetitiva, permiten priorizar las más importantes y agiliza las operaciones. Es una herramienta fundamental para llevar un control de todos los procesos de la empresa.

Son muchas las empresas que todavía utilizan Excel o incluso hojas de papel para verificar si se cumplen ciertas tareas. En grandes empresas con varios departamentos y muchos empleados, gestionar las check-list puede convertirse en una pesadilla y probablemente la mayoría de ellos se dañen o extravíen y se queden en el olvido. Los administradores dedican más tiempo a gestionar las check-list que a desempeñar sus tareas. Una de las mejores técnicas para remediar este problema, es digitalizar las check-list, remplazando los formularios manuales por soluciones digitales.

¿Por qué digitalizar las check-list?

Al contar con una herramienta digital de check-list se deja constancia de que se cumplen todas las tareas y te aseguras que no se pasa nada por alto. Ayuda a las personas a ser más organizadas y productivas asegurándose que no se saltan ningún paso importante.

Las empresas están en continuo cambio, lanzan nuevas líneas de productos y tienen nuevas formas de trabajar, Por lo tanto las check-list deben actualizarse. Cuando disponemos de check-list en papel o en Excel, el proceso de agregar o eliminar tareas es manual. Digitalizar este proceso, simplifica el trabajo ya que esta actualización es automática y se actualiza directamente en la aplicación de cada uno de los empleados.
Añadir imágenes en las check-list ayuda a tener mayor información y una idea clara de lo que consiste la tarea a realizar. Las hojas de papel o el Excel, pocas veces tienen espacio para añadir imágenes, gracias a Guudjob podrás añadir imágenes en cada una de las tareas para hacerlo más visual y dependiendo del puesto, entender cómo deben realizar esa tarea.
Las check-list digitales permiten recoger datos de manera automática y en tiempo real, teniendo una visión general del cumplimiento de tareas. Saber qué funciona bien, qué necesita mejorar y dónde podemos encontrar nuevas oportunidades. En cambio, en un proceso manual, la tarea administrativa puede salirse de control.

Ventajas de digitalizar las check-list:

Garantiza que se completen las tareas como se espera, permiten mantener un alto rendimiento e identificar los puntos débiles de cada área y de cada empleado.
Agiliza el proceso y son mucho más eficaces a la hora de llevar un control.
Permite agrupar y priorizar tareas según su importancia e inmediatez.
Proporciona una descripción clara y concisa del por qué de cada tarea y permite que los empleados conozcan sus objetivos y comprendan qué es lo que se espera de ellos.
Potencia la comunicación y el feedback continuo para ayudar a los trabajadores a reforzar sus puntos débiles para mejorar su desempeño.
Reconoce y felicita sus logros y hazles sentir valorados sin que su buen trabajo pase desapercibido.
Aumenta la fiabilidad, ya que las hojas de papel y las hojas de excel pueden presentar errores. Con una herramienta digital permite almacenar los datos en tiempo real y únicamente el propio empleado o el supervisor, podrán realizar la evaluación desde su propio móvil de forma ágil y sencilla.
Gracias al People Data los gerentes podrán analizar el cumplimiento de tareas de cada empleado o área.

Con Guudjob puedes agilizar este proceso y realizar las check-lists en segundos desde tu propio móvil.

Define los objetivos y las tareas de tus profesionales

Lo primero que debemos hacer es definir las tareas de forma clara y concisa, que incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés. Al ser una herramienta digital podrás añadir imágenes y todo tipo de notas en la lista de tareas, de esta forma conseguirás que no pase nada por alto y los empleados conozcan a la perfección y entiendan lo que se espera de ellos.

Una vez definidos los objetivos y la lista de tareas a cumplir, necesitas una herramienta para digitalizar las check list.

Para que el proceso sea ágil y rápido, debes asegurarte que puedes realizar y administrar las evaluaciones a través del móvil profesional o personal.
La herramienta debe ser fácil de usar, un proceso muy sencillo en el empleado a través de una aplicación pueda acceder y realizar la evaluación.
Debes disponer de un People Data que recoja todos los datos y poder tener una visión clara del cumplimiento de tareas por empleados, áreas y departamentos.

¿Cómo crear y digitalizar las check list?

En primer lugar, agrega en la plataforma la lista de tareas según el área, departamento o proyecto, indica también cada cuanto tiempo deben realizar la check-list. Este proceso se realiza al iniciar el proyecto.

Pondera las tareas para hacer un seguimiento periódico e identifica vías de mejora para aumentar la productividad.

Es importante comunicar a los empleados que pueden verificar el cumplimiento de sus tareas a través de un nuevo sistema de check-list digital. Muéstrales cómo pueden realizar las check-list desde su propio móvil de forma ágil y sencilla. Puedes hacerlo a través del módulo Keep Learning de Guudjob grabando un vídeo para que lo reciban en sus propios móviles y lo puedan ver en segundos y consultarlo tantas veces como necesiten.

Check-list digitales desde su propio móvil:

El propio empleado es el que realiza su check-list desde su móvil a través de AGILE FEEDBACK de Guudjob. Él y el administrador son los únicos que tienen acceso a los datos, por lo tanto, toda la información que recibes es segura, confiable y garantiza la privacidad de los datos.
Accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. No tendrán que buscar las hojas de papel o el excel. Con solo sacar su móvil podrán realizar su check-list.
Envía notificaciones automáticas para que nadie se olvide de realizar la evaluación
Una vez finalizada la check-list, obtendrá su nota sobre el objetivo establecido y la comparamos con la de sus compañeros. Podrás gamificar estas evaluaciones en las que el empleado sabrá dónde se encuentra frente a su equipo.
Reduce costes, ahorra tiempo y aumenta la agilidad, lo cual, impacta en la productividad y rentabilidad.

People DATA

Una vez realizada la evaluación, recibirás los resultados de cada empleado en tiempo real. Podrás acceder a los datos desde la plataforma digital para tomar decisiones y crear planes de acción en base a los resultados obtenidos.

Crea informes detallados en segundos y analiza la información comprobando quienes completan los check-list con éxito. Ayudará a tus empleados a ser más ágiles y productivos que nunca.

Gracias al modulo de Keep Learning, podrás crear micropíldoras de formación de forma sencilla y personalizada, centrada en las personas individualmente para elevar la productividad y reforzar los puntos débiles de cada uno de ellos.

Deshacerse de los procesos manuales es clave para marcar la diferencia en las operaciones y automatizar el proceso siendo más ágil y sencillo tanto para el empleado como para la empresa.