¿Cómo hacer el plan de onboarding digital para acelerar la productividad?

Uno de los principales retos de las empresas es acelerar la productividad de los nuevos empleados desde el primer primer día. Para ello, desarrollar un proceso de Onboarding exitoso es vital para acortar los plazos de adaptación y mejorar su compromiso con la empresa.

Debido al Covid-19 la gran mayoría de las empresas han sufrido grandes cambios repentinos en la forma de trabajar, el teletrabajo se ha convertido en una nueva realidad y ha venido para quedarse. Antes de la pandemia muchas empresas realizaban su proceso de Onboarding de forma presencial, sin embargo, a día de hoy es inviable. Por lo tanto, es necesario digitalizar el proceso.

La incorporación de los nuevos empleados en remoto, es incluso más importante que antes. La distancia puede provocar incertidumbre, poca conexión con el equipo y falta de comunicación, por ello implementar nuevas soluciones digitales puede agilizar el proceso y que los empleados se sientan parte de la empresa desde el primer día.

Un estudio realizado por Linkedin, afirma que hasta un 4% de los nuevos empleados deja su puesto de trabajo las primeras semanas; y el 22 % de la rotación se produce durante los primeros 45 días. Esto es un gran problema para las empresas ya que los costes son de al menos el triple del sueldo del antiguo empleado. Por ello, debemos garantizar una excelente experiencia de incorporación para fidelizar a los nuevos empleados. Un estudio realizado por Brandon Hall Group, afirma que contar con un sólido proceso de Onboarding mejora la productividad un 70% y la retención de nuevos empleados en un 82%.

Acelera la productividad gracias al Onboarding

Un nuevo empleado tarda hasta 6 meses en ser productivo. Por ello, contar con un proceso de Onboarding exitoso reduce los plazos de adaptación y aumenta la productividad deseada por la compañía. Si un empleado no esta motivado, no es productivo y se siente desconectado del resto del equipo, lo más probable es que abandone la compañía cuanto antes.

Cuando un empleado se incorpora en una nueva empresa tiene un alto nivel de incertidumbre, no sabe lo que se espera de él, ni cómo debe desempeñar su función para ser productivo desde el minuto uno. Es esencial que tenga toda la información necesaria para sentirse válido y le ayude a estar más comprometido con la empresa. Su forma de trabajar será mucho más eficiente y habrá menos probabilidad de que renuncie a su puesto de trabajo.

En el entorno laboral la relación entre compañeros es un factor fundamental, tener un buen clima laboral es clave para que el nuevo empleado se sienta cómodo y quiera formar parte del equipo. Un proceso de Onboarding sólido da como resultado empleados mucho más felices, ayuda a mantener una comunicación interna eficaz lo que permite conocer mejor a todos sus compañeros.

El proceso de Onboarding permite que los nuevos empleados se familiaricen y se adapten a la empresa lo más rápido posible, incluso antes de su primer día en la empresa. Con Guudjob podrás ahorrar tiempo y dinero gracias al módulo de Onboarding digitalizando el proceso y creando una experiencia diferencial de entrada, acortando los datos de adaptación.

Crea itinerarios personalizados para informar y formar a los nuevos empleados y pon en contacto a la nueva incorporación con sus compañeros, para conseguir la máxima productividad en el menor tiempo posible, generando una gran experiencia de bienvenida.

Segmenta los contenido para cada departamento, área o colectivo. Es importante no lanzar toda la información de golpe, gracias a Guudjob podrás crear un itinerario y programar el contenido, de esta forma, el nuevo empleado recibirá una notificación push y un email en el que notifica que tiene un nuevo contenido, este se muestra de manera automática en la plataforma. Podrá consultarlo tantas veces como necesite.

1-2 semanas antes del primer día en la empresa

Debemos entender que el proceso de Onboarding empieza en el momento en el que se da el Ok al empleado. Pueden pasar semanas o incluso meses desde que firma el contrato hasta su primer día en la empresa. Durante ese tiempo de espera pueden pasar muchas cosas como por ejemplo, rechazar la oferta o encontrar otro puesto de trabajo. Pero, ¿Cómo podemos motivar e involucrar a los nuevos empleados desde la distancia? Gracias al Pre-Onboarding podrás preparar al empleado y a su «buddy» para que su primer día no se sienta solo y sea productivo desde el primer minuto.

En el proceso de Onboarding la formación es clave para que los nuevos empleados tenga todos los conocimientos necesarios para sobresalir en su puesto de trabajo. Pero no podemos olvidar de que también necesitan conocer a sus compañeros, el lugar en el que van a trabajar, la misión y la cultura de la empresa. Construye el itinerario perfecto de bienvenida para que los newcomers vivan una experiencia diferencial que impacte en su productividad, construyendo cultura, rompiendo silos y alineando valores, desde el primer día que se incorpora a la empresa.

1. Dale la bienvenida a la compañía y preséntale a su buddy, facilítale sus datos de contacto para que pueda contactar con él cuanto antes.
2. El CEO de la empresa puede mandarle un vídeo o una carta de bienvenida.
3. Graba un video a sus compañeros presentándose para que les conozca incluso antes de entrar a la compañía, sus fotos y perfiles de LinkedIn.
4. Para que se familiarice con la herramienta interna de la empresa, puedes enviarle un tutorial con las instrucciones de Guudjob para que pueda subir su foto, compartir su historial profesional, aficiones, etc.
5. Indícale los documentos que tiene que enviar DNI, libro de familia, etc.
6. Envíale una encuesta sencilla para pregúntale sobre sus aficiones, sus inquietudes… y conocer más sobre él.
7. Muéstrale un video de las oficias para que conozca el espacio de trabajo, cuál será su puesto, donde está la cafetería, como funciona la máquina de café, si hay parking, cuales son los protocolos de vestimenta de la empresa, etc. Parecen cosa obvias pero es fundamental que los nuevos empleados conozcan dónde está cada cosa y para que sirve.
8. Antes de entrar a la empresa, es importante que conozca la misión y la cultura de la empresa para que pueda sentirse identificado con ella.

Un día antes de entrar en la empresa

Comunícale que queda un día para entrar en la empresa. No te olvides de recordarle los horarios, la dirección de la oficina y todo lo que necesita llevar en su primer día. Asegúrate de preparar su puesto de trabajo, configura su equipo y su correo electrónico. Si quieres, puedes preparar un Kit de bienvenida, como por ejemplo: una carta de bienvenida firmada por sus compañeros, un desayuno con su equipo, un cuaderno, una taza, camisetas o cualquier regalo corporativo de la empresa, seguro que le hará ilusión. Cualquier pequeño detalle puede marcar la diferencia.

En el caso de las nuevas incorporaciones en remoto, es importante que su primer día tengan todo el material necesario para desempeñar correctamente su trabajo. Indícale el sistema que utilizáis habitualmente en las videollamadas para que lo tenga todo preparado. Y agenda reuniones para que pueda conocer a su equipo aunque sea de manera telemática.

El primer día

El primer día es clave para determinar si realmente cree que puede encajar en la compañía. Tendrá sus primeras conclusiones, por lo tanto, para que estas sean positivas es necesario cuidar todos los detalles y conseguir una buena impresión haciéndoles sentir importantes.

El primer día del empleado debe ser memorable. Por lo general cada vez que entramos en una nueva empresa estamos perdidos, no sabemos lo qué tenemos que hacer ni tenemos una agenda clara que nos indique como será nuestro primer día. Esta incertidumbre puede jugar una mala pasada.

1. Debes programar y enviarle la agenda de su primer día con todo lujo de detalles, las reuniones que tendrá con su Buddy y con sus compañeros, los horarios de comida, etc.
2. Para sentirse integrado en la compañía debes celebrar su incorporación, puedes comunicar públicamente su llegada con una breve descripción y su foto a través del módulo Intercom, dándole acceso al foro/grupo del equipo para que puedan darle la bienvenida, felicitarle, presentarse y poder mantener una conversación con ellos.
3. Dale acceso al organigrama de la empresa con la foto de todos sus compañeros para que pueda saber a qué departamento pertenece cada uno de ellos. Enséñale cómo puede comunicarse con ellos a través del chat de forma privada.

La primera semana

1. Es clave que la primera semana conozca el funcionamiento de su departamento, los proyectos en los que estará involucrado y se reúna con su manager para hablar de sus objetivos y responsabilidades para empezar a trabajar de forma autónoma.
2. Puedes programar micro-píldoras de formación con vídeos, documentos y texto de herramientas, proyectos, novedades, prevención de riesgos laborales, etc.
3. Graba vídeos con las instrucciones de uso de la plataforma de experiencia de empleado para que pueda interactuar y participar cuanto antes.
4. Infórmale de vuestro modelo de evaluación de desempeño y competencias blandas.
5. Pregúntale la primera la semana ¿Cómo va todo?
6. Crea un Quiz: Un juego divertido sobre vuestra empresa.

Próximas semanas

El proceso de Onboarding no termina la primera semana, es momento de profundizar en el modelo de negocio y en todos los aspectos clave que vaya a necesitar a la hora de desempeñar su trabajo.

1. Es fundamental que conozca todos los productos o servicios de la compañía para se familiaricen con ellos. Debe conocer también todas las herramientas, al cultura de la empresa, los protocolos y tenga todos los conocimientos necesarios para sobresalir en su puesto de trabajo y aumentar su productividad.
2. Envíale toda las formaciones imprescindibles, pon a prueba su aprendizaje y lanza un test de evaluación, en el caso de suspender el sistema insiste hasta el aprobado.
3. Comprueba que ha completado todas las formaciones y ha aprobado los exámenes. Haz un seguimiento periódico para dar y recibir feedback. Resuelve cualquier pregunta o inquietud que pueda surgir.
4. Fomenta al colaboración entre los empleados y rompe silos, organiza eventos, actividades fuera de la oficina para que interactúen y se sientan parte de la compañía. Activa también el reconocimiento interno entre compañeros puedes hacerlo a través del módulo recognition de Guudjob. Sin duda creará un buen clima laboral y felicidad en el puesto de trabajo.
5. Dale una medalla por cumplir su primer mes y otra por el tercer mes en la compañía, celebrarlo y comparte los mejores momentos con todo el equipo.
6. Por último lanza una encuesta fin de Onboarding ¿Cómo fue todo?

Los primeros 90 días son esenciales para determinar el éxito del nuevo empleado. Una vez finalizada esta etapa el objetivo es que el empleado sea 100% productivo, y tenga todos los conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su trabajo.

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